”Känsliga uppgifter flyttas okontrollerat” 

I snart ett år har kommuner, regioner och myndigheter uppmanat till arbete hemifrån för att begränsa spridningen av covid-19.

Distansjobbandet har dock skapat nya utmaningar för både arbetsgivare och medarbetare. Sofie Johansson, socialsekreterare i en kommun i södra Sverige, lyfter fram orosmoln och svaga punkter som hon anser att det talas för lite om.

– En av de största riskerna är hanteringen av sekretessbelagd information och personuppgifter. Det finns skäl till att vi före pandemin bara i undantagsfall fick arbeta hemifrån, konstaterar hon.

Att hantera känsliga personuppgifter utanför en organisations fysiska skydd är enligt SKR inte lämpligt – även om det pågår en pandemi. Sofie Johanssons arbetsgivare går dock emot riktlinjen:

– Socialtjänstens ledning vill att jag och mina kollegor ska arbeta hemifrån så mycket det går. Och det innebär att vi är tvungna att ta med viktiga journalanteckningar hem. Anteckningarna, som innehåller väldigt känsliga uppgifter, är vanligtvis inlåsta i aktskåp men flyttas nu okontrollerat mellan arbetsplatsen och våra hem. Tyvärr tror jag att det ser likadant ut i fler kommuner, säger hon.

När arbetsmaterial och utrustning är i rörelse ute i samhället ökar förstås riskerna för att papper, datorer och telefoner ska hamna i orätta händer eller skadas.

– I vår stressiga vardag är det inte ovanligt att folk glömmer sina arbetsväskor på bussen, cykeln eller i förskolan. Väskan kan också bli stulen. Det vore en katastrof om anteckningar eller arbetsmobiler kom bort, säger Sofie Johansson.

– Klienternas nummer är inte sparade i telefonboken, men det finns en samtalshistorik som jag aldrig har raderat. Flera av mina kollegor har dessutom sin e-post kopplad till telefonen som går att komma åt utan lösenord.

Även om förflyttningen mellan kontoret och hemmet går bra är faran inte över. I hemmet kan arbetsmaterial råka ses eller skadas av obehöriga personer – en partner, ett barn eller en besökare. Som på mindre orter dessutom kan vara bekant med eller ha kännedom om klienten som materialet berör.

Sofie Johansson berättar om flera situationer där obehöriga kan ha tagit del av personliga uppgifter.

– Det har hänt att jag snabbt behövt lämna arbetsplatsen, exempelvis för att gå på toaletten, och då har jag varken hunnit plocka undan anteckningar eller logga ut från alla system. Anteckningar som egentligen ska tillbaka till kontoret och strimlas i dokumentförstöraren har hamnat i hushållssoporna. Det ska inte ske, men …

– Ibland har jag glömt att stänga balkongdörren efter lunchen och då kan någon i lägenhetshuset ha hört telefon- eller videokonferenssamtal. Är min partner eller dotter hemma hör de också vad som sägs. Och jag kan aldrig kontrollera vem som lyssnar i andra änden vid samtal med familjehem, föräldrar eller kollegor.

Är det då arbetsgivaren eller den enskilda medarbetaren som har ansvar för skyddet av personuppgifter och annan känslig information vid distansarbete? Enligt Per Lövgren, pressansvarig vid Integritetsskyddsmyndigheten, är det varje arbetsgivares skyldighet att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att nå upp till säkerhetskraven i GDPR.

– Detta är oberoende av om arbetet sker från arbetsplatsen eller hemma hos den anställde. Säkerhetsåtgärderna syftar bland annat till att hindra att obehöriga får tillgång till personuppgifterna eller att de förstörs oavsiktligt, säger han.

Antalet anmälningar om våld i hemmet har ökat under pandemin och inget tyder på att distansarbetare skulle vara förskonade. Sofie Johansson har inte känt sig hotad hemma men håller med om att hemarbetet innebär fler risker.

– Vill någon söka upp mig på socialtjänsten är det många låsta dörrar innan de når mitt kontor, och kommer jag inte tillbaka efter ett möte reagerar mina kollegor. Nu är det ingen som har koll på var jag är eller om det händer något under arbetstid.

– Tidigare har vi alltid hört att vi inte ska ta med jobbet hem. Nu sitter vi i våra bostäder och har tunga samtal med föräldrar vars barn är omhändertagna. Allt flyter ihop, det är svårare att släppa jobbet efter arbetstid. Hur det påverkar oss kommer att visa sig framöver.

Fotnot. Sofie Johansson heter egentligen något annat.

Pierre Eklund