Fyra råd till kommunerna om det värsta inträffar

En förutsättning för att kommuner på ett hållbart sätt ska kunna fortsätta att växa och behålla sin attraktionskraft är att de ständigt arbetar för att förhindra oönskade händelser som olyckor, brott, skador och andra påfrestningar på samhällets funktionalitet. Vi kan här konstatera att de grundläggande principerna om ansvar, närhet och likhet vid en allvarlig händelse eller kris som innebär att en organisation har samma ansvar i kris som i vardag kvarstår. Likt tidigare ställer detta ett högt krav på kommunens krisberedskapsförmåga.

För att uppnå målet om en trygg, säker och robust kommun behöver ett systematiskt säkerhetsarbete bedrivas som omfattar samtliga förvaltningar och bolag i kommunen. Syftet är att identifiera och värdera de risker kommunen möter, alltid kunna upprätthålla dess mest kritiska verksamhet samt att kunna hantera eventuella incidenter och kriser som kan komma att inträffa.

En viktig aspekt är att kommunerna anpassar arbetsinsatsen efter varje verksamhet, så att exempelvis ytterligare krav ställs på förvaltningar och bolag vars verksamhet är mycket känslig för störningar eller som har stora risker. Därmed undviks under- och överinvesteringar i arbetet.

4C Strategies har genomfört en kortare analys av propositionen och presenterar nedan våra fyra viktigaste tips på hur kommunen på ett kostnadseffektivt vis kan stärka sitt systematiska säkerhetsarbete.

1. Inventera era risker: Kommunens förvaltningar och bolag bör löpande arbeta med riskhantering i sin verksamhet. Det ger ett större lokalt värde och dessutom en utomordentlig möjlighet att centralt samla in riskerna. Att identifiera risker långt ner i organisationen – till exempel på en enskild skola eller vårdhem skapar ytterligare värde. En förutsättning för att få en gemensam bild över riskerna är att detta arbete bedrivs på ett likartat sätt genom att följa den internationella standarden för riskhantering ISO 31 000. Att arbeta med, till exempel, scenariobaserade riskanalyser ger inte samma värde för organisationen.

2. Upprätthåll er mest kritiska verksamhet: Det finns ett oändligt antal risker och alla kan inte förutses. När det oväntade inträffar kan det få stora konsekvenser om kommunen inte kan bedriva sin verksamhet. För den allra mest kritiska verksamheten bör kommunen därför genomföra kontinuitetsplanering. Genom kontinuitetsplanering identifierar kommunen de resurser som är nödvändiga för att bedriva verksamheten och planerar för att stärka dessa resurser. Syftet med en sådan inventering är att säkerställa att de kritiska delarna av verksamheten upprätthålls, eller åtminstone snabbt kan komma igång efter en allvarlig störning. På så sätt ökar robustheten i kommunens verksamhet, samtidigt som kommunledningen får ett bättre underlag för att ställa krav på att externt upphandlade leverantörer levererar de varor och tjänster kommunen behöver för att bedriva sin verksamhet.

3. Stärk er krishanteringsförmåga: Kommunens förvaltningar och bolag bör årligen bedöma sin egen krishanteringsförmåga genom att skatta den utefter centralt fastställda indikatorer. Här kan extra krav på krishanteringsförmåga ställas på de förvaltningar och bolag som är mycket känslig för störningar eller som har verksamheter som innefattar stora risker. Krisplanen är en viktig del av krishanteringen. Rimliga frågor att fundera över är om krisplanerna har följt med i den tekniska utvecklingen, finns alla checklistor lättgripligt och är alla kontaktuppgifter aktuella? I dag finns möjligheten att ha allt samlat i en applikation i telefonen som man alltid bär med sig, istället för i en damm-samlande pärm på en hylla på kontoret.

4. Arbeta löpande och integrerat: För att uppnå målet om en trygg, säker och robust kommun bör ett systematiskt säkerhetsarbete som omfattar samtliga förvaltningar och bolag inom kommunen ske löpande med en årlig central genomlysning. Arbetet bör även på sikt integreras med kommunens säkerhetsskyddsanalyser, kvalitetsarbete och internrevision.

Längre avbrott kan få allvarliga konsekvenser för en kommuns verksamhet. Genom detta arbete uppfyller kommunen såväl de krav som ställs i vårpropositionen om krisberedskapen i Sverige och skapar samtidigt ett stort lokalt värde.

Klas Lindström, vice vd och krisexpert 4C Strategies

Jonatan Jürisoo, affärsområdeschef för offentlig sektor 4C Strategies