Videomötesdöden kapar våra ”tunna band”

Strax före jul skärpte regeringen och Folkhälsomyndigheten tonen mot offentliga arbetsgivare och manade dem att se till att alla som har möjlighet att arbeta hemifrån också gör det. Många har nu ytterligare flera månaders hemarbete framför sig.

– Det går förvånansvärt bra, men vissa möten fungerar inte lika bra digitalt, säger Katrin Siverby, kommunchef i Färgelanda.

Hon tillträdde i augusti och hade knappt lärt känna sina medarbetare innan det blev dags att ytterligare minska närvaron på arbetsplatsen och övergå till videomöten.

– Samspelet går förlorat. Det blir som ett filter mellan oss, tycker hon.

Därför gör kommunen undantag för vissa politiska möten. Känsliga samtal förs inte heller via video.

– När det är av betydelse att man kan läsa av varandra är digitala möten inte lämpliga. Men vi håller mötena korta och avstånden långa, säger Katrin Siverby.

Organisationspsykologen Brita Helleberg arbetar bland annat med teamutveckling och började i våras intressera sig för det hon kallar ”videomötesdöden” och hur den bäst undviks.

– Mötena kan vara effektiva men den relationella kontakten blir svårare. Det är som att gå från att se film på bio med surroundljud till att i stället titta på en liten svartvit tv, säger hon.

Videomöten kan suga mycket energi, konstaterar hon, eftersom det är krävande att tolka andra människor när ansiktsuttryck och tonfall inte är tydliga och inget kroppsspråk syns.

Att se sig själv samtidigt som man pratar kan också göra en mer självmedveten och vara distraherande. Ser jag inte lite trött ut? Är min frisyr snygg?

– Plötsligt kan man känna sig bedömd på ett nytt sätt, säger Brita Helleberg.

Stadsdirektören i Helsingborg, Palle Lundberg, har knappt satt sin fot på arbetsplatsen sedan i oktober. I stället har han nu uppemot åtta videomöten per dag.

– Videomöten blir mer fokuserade. Däremot fungerar det inte att presentera något och sedan säga ”vad tycker ni?”. Jag måste vara mer systematisk och låta alla komma till tals under en runda. Men då blir det svårare att interagera, att falla varandra i talet och bygga vidare på vad andra säger.

Palle Lundberg håller ibland i riktigt långa möten, som tar en halv eller en hel dag. Då planerar han in pausgympa, kanske ett quiz och så gemensam fika.

– Jag har postat paket med praliner, fruktjuice eller energidrycker, som vi sedan öppnat tillsammans. Det blir roligt och ger energi.

Eftersom han numera ser sina egna ansiktsuttryck i bild under mötena har Palle Lundberg blivit mer medveten om hur viktigt det är att han inte verkar tänka på något annat när medarbetare pratar.

– Det har gett mig en tankeställare kring vilka signaler jag sänder ut.

Han är mån om att försöka bevara småpratet och inleder gärna videomöten med att berätta något personligt som andra kan haka på.
Sådana informella samtal kan enligt Brita Helleberg vara viktiga för att chefer ska kunna stämma av hur medarbetare har det.

– De ger ofta små pusselbitar av information, säger hon.

Den känsla av samhörighet som får grupper att fungera väl riskerar att tunnas ut när var och en arbetar hemma och aldrig äter lunch med sina kollegor.

Därför bör chefer nu aktivt ta reda på hur gemenskapen kan stärkas, tycker Brita Helleberg.

– Chefen kan be alla att reflektera kring vad som får dem att känna samhörighet. Stående tid för fika? Lunchrum på Zoom? Kort incheckning varje morgon?

Hon tycker dock inte att det måste vara chefen som ser till att det som medarbetare efterfrågat också blir av.

– Chefen behöver inte boka en tid för gemensam fika, men har ansvar för att få i gång och leda diskussionen, säger Brita Helleberg.

Många är nu övertygade om att hemarbetet kommer att fortsätta även när pandemin är över. Företag och organisationer ser en chans att dra ned på kontorsyta och spara pengar.

Men att helt släppa taget om arbetsplatsen är inte att rekommendera, enligt Cecilia Henning, som forskat kring betydelsen av det hon kallar ”tunna band”.

– Då går man miste om förankringen i ett sammanhang, säger hon.

Tunna band har vi till människor som vi träffar regelbundet, men inte umgås tätt med. Som grannar och arbetskamrater.

– Tunna band är distanserade och inte så krävande. De behöver inte leda till djup vänskap utan är värdefulla som de är, säger Cecilia Henning, som är docent i socialt arbete.

Hon beskriver de tunna banden mellan kollegor som en stödjande väv. De gör att vi kan be om hjälp och får arbetet att flyta.
Att upprätthålla dessa band via videomöten kan vara knepigt, och för den som dessutom är ny på jobbet är det svårt att skapa dem.

– Då får chefer ett extra stort ansvar för att slussa in och stötta nyanställda. I vanliga fall ger ju kolleger draghjälp, men det är svårare nu.

Arbetsplatsen är dock inte bara en social arena, påpekar Cecilia Henning.

– Att få tillhöra en annan fysisk kontext än det egna hemmet gör att man känner sig mindre instängd.

Palle Lundberg räknar med att många möten kommer att ske digitalt även när viruset besegrats. Tiden då han själv åkte till Stockholm över dagen för att delta i ett kanske inte mer än timslångt möte tror han i stort sett är förbi.

Men när han snart ska ha medarbetarsamtal med alla förvaltningschefer kommer de att träffas.

– Det blir ”walk and talk” utomhus, på säkert avstånd.