Rensa ut och minska allt förbättrande i offentliga organisationer

De flesta organisationer som ej utsätts för effektivitetstryck präglas av en mängd oviktiga eller kontraproduktiva strukturer, system, procedurer och befattningar. Här kan mer eller mindre radikalt städarbete vara värdefullt. Men detta är inte lätt alla gånger.

Är det inte så att alla organisationer med självaktning behöver visioner, värdegrunder, policies, strategier, kvalitetssystem, diverse HR-system, lönesamtal, medarbetarsamtal, varumärkesaktiviteter, arbetsplatsträffar, jämställdhetsintegrering, arbetsmiljöförbättringar, medarbetarenkäter, ledarskapsseminarier? Och mycket annat?

I organisationer sysslar många med ceremonialitet, det vill säga sådant som ligger utanför kärnverksamheten, är mer eller mindre rent symboliskt – det signalerar rationalitet, tjusighet och håller folk sysselsatta – och har ofta ringa produktiv effekt.

Många organisationer har allt mer av detta. Ofta tar det mycket tid, kraft och resurser. Särintressen, slentrian och konformism är i farten. Motkrafter som gynnar en välfungerande verksamhet är ofta svaga. Att ifrågasätta och vilja ta bort är svårare än att bejaka och lägga till. Ska det sparas pengar blir det lätt osthyvlande.

Många vill skapa ”fina” arbetsuppgifter. Olika enheter expanderar gärna. Och man håller inte bara sig utan även andra sysselsatta med tidskrävande aktiviteter.

I en grupp HR-chefer från olika förvaltningar i en större kommun hade en person gått från HR till att bli operativ chef och gav de övriga följande feedback: "Jag har nu upptäckt vilken mängd styrdokument vi förväntas förhålla sig till i verksamheten. Vänner, vi måste förändra vårt sätt att tänka.” Inlägget bemöttes av total tystnad. Vännerna var uppenbarligen inte intresserad av att förändra sina tankesätt. Tanketomhet är tyvärr inte ovanligt. Man håller sig till riktlinjer och konventioner och tänker inte utanför dessa.

Det är lätt att man i organisationer i välvilja men av oförstånd lägger till mycket av föga värde och relevans. (O)vanor som strategier, möten, dokumentationskrav kan envist leva sina egna liv. Ibland är det svårt att identifiera och skilja ut (onödig) ceremonialitet från produktiv verksamhet. Det är lätt att lägga till, svårare att dra ifrån. Många är plikttrogna, osäkra, konflikträdda och tanketomma. Tar man upp och diskuterar onödigheter trampar man lätt på någons tår och får en ovän. Värdegrund, utvecklingsprojekt, jämställdhetsplan, arbetsmiljöfrågor, kvalitetssystem, chefsförbättring  – allt är viktigt för någon.

Systematiskt dumhetsbekämpning i organisationer, där snävsyn och slentrian utmanas, är angeläget. En sak är ständigt förbättringsarbete, men ibland är det viktigare att rensa ut och minska allt förbättrande: med ständigt städningsarbete. En bra idé är att tillsätta en städpatrull: en grupp av folk som har översikt, förtroende, mandat, tjock hud och en del tid kan granska en verksamhet och peka på onödigheter. En del inslag kanske är motiverade i någon del i en kommun eller region men kan städas ut i andra. En bra städpatrull kan få fram en lång lista med sådant som borde rensas ut.

Mats Alvesson, organisations-, lednings- och dumhetsforskare vid Lunds universitet