Svinn i upphandlingar kan minska med miljarder

Den offentliga sektorn upphandlade varor och tjänster för 900 miljarder kronor under 2018. Av den summan är 10–15 procent, 90–135 miljarder kronor, slöseri, alltså onödiga kostnader, eftersom statliga och kommunala myndigheter inte sköter sina upphandlingar tillräckligt professionellt. Detta enligt en researchrapport från Dagens Samhälle Insikt.

Det är naturligtvis rätt upprörande, dels därför att det handlar om våra skattepengar och dels därför att det ju finns regler för offentlig upphandling som borde garantera att sådan sköts professionellt med en sund konkurrens mellan olika anbudsgivare.

Men företrädare för privata företag ska nog ändå akta sig för att slå sig för bröstet i förvissningen om att de själva sköter upphandling och underleveranser så mycket bättre.

En skillnad mellan dessa inköp och de som görs inom offentlig sektor är att näringslivet nog i mindre utsträckning än offentlig sektor använder sig av upphandling – också när det gäller sina kärnverksamheter.

Expense Reduction Analysts (ERA) är ett internationellt nätverk av experter på inköp och upphandling som hjälper både privata företag och, om än i mindre utsträckning icke vinstdrivande organisationer, med inköp, upphandlingar och kostnadskontroll för både varor och tjänster.

Det kan i sammanhanget vara intressant att se hur stora besparingar ERA har lyckats göra i Europa (siffrorna stämmer relativt väl med motsvarande resultat i Sverige) i sammanlagt cirka 20 000 uppdrag och projekt under de senaste 10 åren. Genomsnittet för de 20 000 uppdragen är cirka 20 procent. Alltså något mer än de 10–15 procentens slöseri i offentlig sektor.

Vanliga orsaker till den här typen av problem i offentlig sektor tycks vara bristfällig konkurrens – för få anbud vid upphandlingar – och att den som upphandlar inte förstår marknaden. Orsaker till alltför höga kostnader som ERA ofta möter i privata företag är att:

￭ Man gör en förhandling ”en gång för alla” och sedan fortsätter man i åratal med samma leverantör utan att hålla sig ajour med vad som hänt på marknaden.
￭ Den som har den löpande kontakten med en leverantör sköter också förhandlingarna. Det kan lätt leda till vänskapskorruption och successivt sämre priser.
￭ Leveranser och fakturor kontrolleras inte tillräckligt noga.  Olika typer av förändringar och prispåslag ”slinker med”.
￭ Företagets verksamhet har förändrats – och det man köper motsvarar inte längre helt och fullt företagets aktuella behov. Ibland betalar man till och med leasingkostnader för utrustning som man inte längre använder.

Siffrorna för ”slöseri” i offentliga verksamheter respektive privata företag är inte helt jämförliga. Många gånger skulle man nog inom en myndighet få mycket lägre kostnader om man i stället för att passivt begära in anbud från ett antal leverantörer gjorde en mer djupgående analys av behov och möjligheter och sedan genomförde en verkligt professionell förhandling med ett par av leverantörerna. Med det i åtanke kan det inom såväl offentlig verksamhet som privat näringsliv finnas en betydligt högre potential till kostnadsbesparingar än 10–15 procent.

Jakob Hirsmark, Sverigechef och partner Expense Reduction Analysts