Smala upphandlingskrav hämmar offentliga affärer

Dagens upphandlingskrav är ofta många, smala, precisa och i flera fall komplicerade. Med krav som tar sikte på funktionen som upphandlas snarare än mått och specifikationer öppnar köparen för bättre lösningar. Det leder till mer konkurrens, bättre och mer hållbara affärer samt ett mer effektivt användande av offentliga resurser.

Den offentliga marknaden i Sverige omsätter årligen cirka 900 miljarder kronor. Allt från vård och utbildning till suddgummin och skrivbord köps in. Marknaden är enorm och ett stort ansvar vilar på upphandlingsenheterna runt om i landet. Systemet, utvärderingstekniskt, som det ser ut idag premierar, eller gör det i alla fall enklare, att vara oerhört specifik i upphandlingsunderlaget och därefter ofta gå på lägsta pris.

Priset är viktigt – men kanske ännu viktigare är att köpa in rätt saker. Varje inköp görs nämligen med skattemedel som kan och bör användas på bästa möjliga vis. I Sverige finns en stolt tradition av att betala skatt, men betalningsviljan förutsätter att skatten går till goda ändamål.

Genom att upphandla funktion får leverantörerna möjlighet att visa upp alla ändamålsenliga produkter och tjänster och myndigheten kan därmed göra stora besparingar och med största sannolikhet bättre affärer. Obligatoriska krav på exempelvis exakta mått, material och färger smalnar av utbudet betydligt och kan många gånger hämma bra affärer.

Ett friare formulerat upphandlingsunderlag som istället tar sikte på funktionen öppnar för fler möjligheter. Det viktigaste när en kommun köper in fåtöljer är rimligen att de är bekväma, hållbara och bra för ändamålet – inte att de har vissa centimetermått. Även Upphandlingsmyndigheten anser att upphandling med funktionskrav ”kan ge positiva effekter såsom besparingar, bättre kvalitet och ökad effektivitet samt en bättre konkurrens”.

Det finns tre huvudskäl till att upphandling med funktionskrav bör vara standard:

￭ Mer konkurrens. Ett mer öppet förfrågningsunderlag öppnar för fler aktörer som konkurrerar om affären. Det ger i regel bättre priser och fler valmöjligheter för köparen.
￭ Effektiv användning av offentliga resurser. Lägre kostnad för rätt funktion gynnar nytänkande och innovation. Dessutom används skattepengarna på bästa sätt.
￭ Mer hållbara lösningar. Funktionskrav öppnar för komplettering av befintliga tillgångar samt cirkulära lösningar, istället för att som ofta är fallet idag utesluta återanvändning av produkter.

En av utmaningarna inköpare brukar nämna för att ta steget fullt ut mot att upphandla funktionskrav är att utvärdering och uppföljning försvåras. Det kräver nytänkande, men det finns lösningar. Ett lyckat exempel är Helsingborgs stad, som i en upphandling av möbler för skolverksamhet 2017 lade fokus på tjänster istället för specifika produkter. Anbudsgivarna fick ge förslag på hur de skulle inreda olika lokaler i skolmiljö utifrån funktionskrav. Genom nära dialog och regelbundet samarbete mellan beställare, leverantör och upphandlare säkerställde Helsingborgs stad rätt utvärdering och uppföljning. Samtidigt fick de fick en effektiv, funktionell lösning som passade just deras behov.

Upphandling med funktionskrav kan spara det offentliga Sverige skattekronor, ta fram mer hållbara lösningar samt dra nytta av en högre innovationsgrad för såväl varor som tjänster. Så våga upphandla med funktionskrav! Det har samhället mycket att vinna på.

Fredrik Kristiansson, ansvarig för offentliga affärer, IKEA Sverige