Lyckad automatisering kräver modigt ledarskap

Den 7 februari släppte Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) en rapport angående ekonomiskt bistånd som utgick ifrån en enkät de skickat till kommunerna. Med den imponerande svarsfrekvensen 93 procent visade undersökningen bland annat att två tredjedelar av kommunerna under 2019 har haft ökade kostnader på grund av det ekonomiska biståndet där medianvärdet för dessa kommuner var en ökning med 11 procent.

Vidare visar den att många kommuner är på gång i sitt digitaliseringsarbete och inom en tvåårsperiod så uppskattar 40 procent av respondenterna att de har automatiserad handläggning och dubbelt så många att de har lanserat sin e-tjänst till medborgaren. Bra så, men räcker detta för att bryta kostnadsutvecklingen?

Som enkäten med all önskvärd tydlighet visar så har Sveriges kommuner enorma utmaningar för att klara den framtida välfärden. En tredjedel av Sveriges kommuner prognostiserar ett underskott för 2020 samtidigt som vi vet att befolkningen bara kommer att bli äldre och äldre. Om vi bara kämpar på i samma spår väntar skattehöjningar, kompetensbrist och allt sämre kommunal service.

I utmanande tider som dessa krävs i stället nya grepp som i sin tur tas av modiga människor. Ett unikt verktyg för att kapa kostnader samtidigt som servicenivån förbättras är automation. Framgång inom det området är ett måste för att på sikt rädda den svenska välfärden.

I september 2015 tog Trelleborgs kommun ett av sina första digitala effektiviseringssteg, då gällande handläggningen av det ekonomiska biståndet. Jag var själv med som operativt ansvarig och har sedan dess mött ett hundratal kommuner runtom i landet. Arbetet som Trelleborgs kommun gjorde belönades bland annat med SKR:s och Vinnovas innovationspris. Trots utmärkelsen var det, så här i backspegeln, nog inte många som då förstod vad digital effektivisering och automation skulle kunna innebära för den offentliga sektorn drygt fyra år senare.

Nu, på tröskeln till ett nytt decennium är utmaningarna lika många som möjligheterna för den offentliga sektorn. RPA (Robotics Process Automation) är ett begrepp som de flesta organisationer numera är bekanta med och det är socialtjänsten som driver på utvecklingen. Syftet med att automatisera är ju att effektivisera administrativt icke värdeskapande arbetsuppgifter så att professionen kan ägna mer tid åt medborgaren och på så vis skapa högre värde för individen och bättre nyttjande av skattemedel.

Om vi tillåter oss att se tillbaka och självkritiskt reflektera över det som hänt de senaste fyra åren, så är i alla fall min slutsats att det inte gått lika snabbt och enkelt som vi till en början förutspådde. Anledningarna till detta är som jag ser det främst tre:

￭ Kommuner inför nya tekniska lösningar men arbetar ändå vidare i gamla vanemönster. Digitala medarbetare tar som bekant till sig förändring mycket snabbare än sina analoga kollegor.  
￭ Kommuner implementerar en ny teknisk lösning på processer som ännu inte har optimerats eller standardiserats. För att de ska kunna digitaliseras framgångsrikt måste det arbetet göras innan.
￭ Kommuner har inte svaret på frågan “Varför automatisering?”, och än värre, svaret varierar ofta under projektets genomförande.

Jag upplever att det är många ledare som både behöver ta till sig ny kunskap och bli modigare inom dessa frågor. Som ledare i dagens offentliga sektor krävs en långsiktig ambition och ett ansvarstagande för att skapa förändring. Det är du som ledare som behöver bryta mark och våga lyfta in tekniken på arbetsplatsen. Dina medarbetare konsumerar redan intelligent automatisering när de bokar taxi, tecknar försäkring, ansöker om banklån, ser eller lyssnar på streamingtjänster, använder sociala medier eller bokar biljetter i sin vardag.

SKR står inför sin sannolikt största utmaning någonsin. Det finns mängder av moderna redskap för att på ett kostnadseffektivt sätt kunna lösa många av dessa utmaningar. Det vi behöver addera är rätt och modigt ledarskap som vågar testa sig fram, vara lite obekvämt och möta motstånd.

Det kommer alltid göra ont att gå först eller vara i ledningen. Men så länge det gör gott för välfärden på lång sikt har vi inget val. Så frågan är: Är du som ledare redo att hitta nya lösningar som möter upp mot dagens utmaningar så att vi kan ge våra medborgare det stöd de behöver under lång tid framöver?

Ola Johnsson, rådgivare inom Robotics and automation på PwC