Kreativa upplägg ger dyrare och sämre upphandlingar

När Riksrevisionsverkets granskning av Trafikverket nyligen blev offentlig, visade den att slutkostnaden för olika underhållsprojekt blivit 41 procent högre än väntat. Siffran väcker, tyvärr, ingen förvåning. Tanken bakom lagen om offentlig upphandling (LOU) är bra i teorin, men i praktiken finns många omvittnade brister.

LOU fungerar utmärkt för standardiserade stapelvaror, som pärmar och block, men när det gäller upphandling av mer komplexa produkter eller tjänster är bristerna i lagen tydliga. Kreativt formulerade anbud, spekulativ prissättning, några dominerande aktörer och bristande uppföljning av leveranserna gör att LOU är en galenskap som både leverantörer och myndigheter tvingas finna sig i.

LOU:s grundtanke är att offentliga medel inte ska slösas bort i fördyrande avtal. Detta hindrar dock inte att det finns utrymme för stor kreativitet i hur både förfrågningsunderlagen och anbuden utformas. Det är något vi sett på nära håll i de anbud kring licensförsörjning vi själva deltagit i.

Utvärderingen bygger till övervägande del på lägsta pris, som är en synnerligen relativ indikator för mer komplexa produkter och tjänster. I teorin kan pris ses som en ”saklig grund” för utvärdering, till skillnad från till exempel kvalitet. Men i praktiken är dessa båda parametrar lika fluffiga. Fasta priser är ovanligt eftersom ingen aktör vill ”prisa ut sig”. Det innebär utrymme för stor kreativitet.

Att upphandling av mer komplexa tjänster och produkter, som licensförsörjning och licensrådgivning där vi deltar, är knepigt visar med all tydlighet den kutym som råder i branschen vad gäller överklaganden av beslut.

Möjligheten att överklaga ett tilldelningsbeslut är förstås bra och något som upphandlande parter, Kommentus och Kammarkollegiet, räknar med. Men det finns anbudsaktörer som satt i system att överklaga. Och dessa processer kan ta tid att dra igenom rättssystemet. Endast i undantagsfall vinner överklagande part. Under tiden har processen inte bara kostat skattebetalarna stora summor. Köparen står också utan avtal under tiden processen pågår.

Och det är mycket pengar som står på spel. Bara inom licensförsörjning handlar det om drygt 3 miljarder kronor årligen. Det läggs därför mycket kreativ kraft på att vinna en upphandling från leverantörernas sida.

Men, det vi ser i vår roll som rådgivare i licensupphandlingar, är att kraften snarare riktas på att hitta kryphålen i upphandlingen och sätta en låg prislapp än att hjälpa slutkunderna – Sveriges kommuner och myndigheter. När en upphandling sedan vinns, riktar leverantörerna i stället sin kreativitet mot att tjäna så mycket pengar som möjligt.

LOU borde helt enkelt fungera annorlunda när det gäller upphandlingar av mer komplexa produkter och tjänster om intentionerna med lagen ska kunna uppfyllas. Inte minst krävs en tydligare uppföljning från myndigheter, statliga verk och kommuner. Att leveranser och fakturor är korrekta tas vanligen för givet och bristen på uppföljning beror enligt min erfarenhet på tids- och kunskapsbrist, för stor tillit till leverantörerna eller alltför komplicerade avtalsmodeller. Slutkunderna behöver därför stöd i uppföljningen om intentionerna i LOU verkligen ska uppfyllas.

Goda affärer är alltid ömsesidiga. De bygger på tillit, öppenhet och långsiktighet, ett nära samarbete bortom den egna lösningen. Inom ramen för LOU är detta inte alltid i fokus. Här har bra pris, service och kunden i centrum fått ge vika för kreativa upplägg. Det kan väl ändå inte ha varit andemeningen med lagen.

Ira Kolehmainen, Sverigechef Software One