”Inköpsfrågorna måste upp på högsta ledningens agenda”

Inköp utgör en betydande del av kommunernas och regionernas kostnader. Trots det är inköpsarbetet alltför sällan prioriterat av kommun- och regionledningarna. Beror det på okunskap och ointresse, eller bara på att det är enklare att göra som man alltid har gjort? Nu är det tid för förändring.

De ekonomiska utmaningarna är större än på många år. Kombinationen hög inflation, rusande elpriser, minskande skatteintäkter och en åldrande befolkning skapar stora problem för många kommuner och regioner. Det sker samtidigt som leverantörerna till offentlig sektor har en tuff situation. Därför måste inköpsfrågorna upp på den högsta ledningens agenda. 

LÄS MER: Knepen för att inte bryta Rysslandssanktionerna: ”Hoppas det blir rätt” 

Om kommunerna och regionerna ska kunna tillgodose behoven, oavsett om det handlar om välfärd, krisberedskap, Agenda 2030 eller klimatanpassning, behöver upphandlingarna bli mer träffsäkra. En träffsäker upphandling möter inköpsbehoven på ett effektivt och uthålligt sätt samtidigt som den bidrar till en socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbar utveckling. 

Vi följer sedan flera år utvecklingen på upphandlingsområdet och under oktober har upphandlare och chefer i 2 000 organisationer möjlighet att svara på den nationella upphandlingsenkäten. Våra tidigare analyser visar att upphandlingar alltför sällan är träffsäkra. Det finns flera förklaringar till det. Här är de viktigaste: 

Det läggs för lite tid på förberedelser. Förarbetet avgör till stor del kvaliteten och måluppfyllelsen – det vill säga hur träffsäker upphandlingen blir. Många upphandlare vill arbeta strategiskt och proaktivt men sitter fast i en reaktiv roll. 

Inköpsarbetet är inte prioriterat av styrnings- och ledningsfunktionerna. Det är nödvändigt för att skapa det utrymme upphandlarna behöver för att vara proaktiva, men också för att kunna ge dem hjälp att prioritera när det uppstår målkonflikter.  

Specialister med expertkunskap inom verksamhetens sakområden deltar inte i inköpsarbetet i tillräcklig utsträckning. Att utveckla ett tvärfunktionellt arbetssätt där olika kompetenser arbetar tillsammans är en framgångsfaktor. 

Uppföljningen är många gånger eftersatt eftersom det saknas rutiner och stödsystem samt att det är oklart vem som har ansvaret. Många kommuner och regioner vet alltså inte om de får det som de betalar för. 

En förutsättning för träffsäkra upphandlingar är ändamålsenliga inköpsorganisationer. Vi har tagit fram en modell som visar vad som utmärker en sådan organisation. Det finns också ett webbstöd som möjliggör en bedömning av vad en enskild organisation behöver göra för att bli mer ändamålsenlig. 

En ändamålsenlig inköpsorganisation utmärks av att ett systematiskt samspel mellan inköpsfunktionen, ledningen och verksamheten. Modellen har tagits fram i samarbete med kommuner, regioner och myndigheter och den har testats på ledningsgrupperna i tre kommuner. Responsen har varit positiv. 

Det finns stor potential för effektivare offentliga inköp. Nyckeln är ändamålsenliga inköpsorganisationer där medarbetarna arbetar strategiskt och inte enbart regelstyrt. Det handlar om att lämna stuprören och arbeta tvärfunktionellt. För att det ska ske krävs förändring på såväl lednings- som verksamhetsnivå.

Medborgarna förväntar sig att det offentliga tar ansvar för våra gemensamma resurser och skattemedel. Hur kommunerna och regionerna hanterar inköpen är därför ytterst en fråga om förtroende.  

Inger Ek
Generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten