Rätt upphandling kan spara miljardbelopp

Svenska myndigheter kan köpa in varor och tjänster mycket mer effektivt. Det kan bli både billigare och samtidigt följa intentionerna i de nya regelverk som säger att upphandlingarna ska bidra till ett bättre samhälle. Det menar Björn Danielsson från PA Consulting Group.

De svenska myndigheterna spenderar årligen mellan 550–600 miljarder kronor i offentliga upphandlingar (Källa: SOU 2011:43) Det innebär att det finns stora möjligheter för myndigheterna att förverkliga de kommande EU-direktiven att upphandlingarna ska bidra till en god samhällsutveckling (Källa: SOU2013:12). Det är också möjligt att med bara ett par procents effektivisering i genomsnitt kunna bidra till besparing för staten på 10 miljarder årligen. Vad som krävs är att dra nytta av de möjligheter som regelverket ger. Då kan kvaliteten höjas och kostnaden samtidigt sänkas.

Det kan förefalla svårt att kombinera att upphandla med strävan att bidra till ett bättre samhälle och samtidigt hålla ner kostnaderna. Men det finns möjligheter för myndigheter att med stöd av Lagen om offentlig upphandling (LoU) och Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) göra ”goda affärer” som stödjer både det egna och samhällets intressen.

Upphandlingsformen förhandlat förfarande som ger myndigheter möjlighet att utmana etablerade leverans- och prismodeller och anpassa anbuden till myndighetens krav vid komplexa upphandlingar. Metoden får användas vid mer komplexa upphandlingar under givna förutsättningar och ger myndigheten möjlighet att föra en dialog med marknaden när behovet är påkallat.

PA har under senare år på uppdrag av svenska myndigheter arbetat med förhandlat förfarande. Upphandlingsformen har bland annat lett till färre missförstånd avseende upphandlingsobjektet, bättre samverkan mellan myndigheter och leverantörer, lägre kostnader för myndigheten totalt sett, samt ofta en reducerad risk för överprövning på grund av missförstånd.

Förhandlat förfarande är bara ett av flera tillvägagångssätt för att reducera myndighetens kostnader. Det finns andra åtgärder som också kan spara pengar med en bibehållen eller förbättrad kvalitet:

• Stirra dig inte blind på pris, använd relativa utvärderingsmodeller för att sätta kvalitet i fokus.

• Överväg samordnade upphandlingar med andra myndigheter inom områden som är aktuella inom statsförvaltningen just nu såsom till exempel elektroniska diarie- och arkivlösningar.

• Förringa inte komplexiteten i mångmiljonsupphandlingar: Ta hjälp av expertis inom upphandling och aktuellt ämnesområde, samt jurister med expertis på LOU eller LUF.

• Ta höjd för större social hänsyn i upphandlingarna redan i dag. Sannolikheten är stor att de EU-direktiv som i dag är del av den internationella debatten blir del av svensk lagstiftning inom kort.

Genom att tillämpa ovanstående råd kan upphandlingar effektiviseras både med avseende kvalitets- och effektivitetsmål. Något som svenska medborgare och skattebetalare borde kunna glädjas åt.

Björn Danielsson, konsult med expertis inom sourcing och strategisk upphandling på PA Consulting Group i Sverige