Höj gränsen för direktupphandlingar

Resursbrist - ja. Visst vore det bra om mer pengar lades på upphandlingsenheterna i den offentliga sektorn. Men är det någon som på allvar tror att nuvarande struktur kommer att förändras hos offentlig sektor inom en överskådlig framtid? Och även om det blir så har en offentlig tjänsteman max åtta timmar per dag som skall användas på det mest lönsamma sättet för arbetsgivaren. Lösningen enligt min uppfattning är att ständigt effektivisera det sätt som arbetet utförs på. Ett utomordentligt bra och samhällsekonomiskt vettigt sätt är att låta de små affärerna kosta så lite som möjligt och istället satsa mer resurser på de medelstora och stora avtalen där de stora pengarna kan tjänas. Det bästa sättet att få ner kostnaden för de små affärerna är att göra direktupphandlingar. De kan konkurrensutsättas ändå, till exempel genom att skicka ut förfrågan via mail, till 2-3 stycken leverantörer som man vet håller bra kvalitetsnivå och priser. Så fungerar det i Norge och Danmark. Det är ett utmärkt sätt att öppna upp den offentliga marknaden för små företag, genom att utöka möjligheten till enkla och snabba affärer vilket är vad direktupphandling syftar till.

Det vanligaste önskemålet beträffande regelverket i LOU är att det skall bli enklare. Jag kan inte se en enklare lösning för alla parter än att höja direktupphandlingsgränsen. Bort med administrationen, gör en mindre kostsam affär. Men blir det då inte som skribenterna påstår i sin debattartikel i Dagens Samhälle den 9 oktober? Mindre konkurrens på det sättet? Sämre rättssäkerhet? Tvärtom menar jag. Om vi behåller nuvarande direktupphandlingsgränser så ökar risken för att upphandlande myndigheter väljer att ansluta sig till de stora rikstäckande ramavtalen istället. Då är dörren i de flesta fall helt stängd för de små leverantörerna. Konkurrensen minskar.

Kostnaden för en upphandling måste alltid vägas mot den eventuella vinst som uppstår. Detta gäller både för köpare och säljare. Affärer under 600 000 kronor (det nya föreslagna direktupphandlingsvärdet) genererar sällan några större vinster för köpare eller säljare. De flesta leverantörer har en marginal på 4-5 procent upp till i bästa fall 10 procent. Anta att en affär på 500 000 kronor upphandlas. Vinsten för leverantören blir i allra bästa fall 50 000 kr, men mer sannolikt cirka 25 000 kronor.

Till det beloppet måste dock kostnaden för att skriva anbudet räknas av. Låt oss ta en schablonkostnad på 5 000 kronor om två personer med lön på 25 000 kronor lägger ner två arbetsdagar vardera, alltså sammanlagt 32 timmar. Till den kostnaden skall också läggas alla kostnader som uppstått för anbud som lämnats in där de inte har vunnit, säg tre av fyra. Det blir 15 000 kronor. Kvar finns 5 000 kronor att tjäna på affären. Som synes har jag räknat mycket lågt vad gäller kostnaderna. Många affärer är alltså förlustaffärer redan innan de har vunnits.

Lägg därtill kostnaden för upphandlande myndigheten: Vi antar samma belopp, två personer jobbar två dagar med upphandlingen, det vill säga förbereder och genomför den på den tiden. Om de också har 25 000 kronor i lön så är kostnaden 5 000 kronor även här. Har de högre lön, vilket de ofta har, är kostnaden högre än så.

Då har vi ingen vinst längre om vi ser det samhällsekonomiska perspektivet. Lägg sen till alla andra företags anbudskostnader så har vi ett rejält minus! Min slutsats är att samhället, om vi räknar in både säljarnas och köparnas kostnader, för det mesta förlorar på att konkurrensutsätta för belopp under 500 000 – 600 000 kronor.

Ett enkelt sätt att undvika korruption är att den offentliga inköparen bara skriva ettåriga avtal och att alla direktupphandlade kontrakt publiceras på hemsidan med priser och namn på leverantörerna.

I boken Strategisk offentlig upphandling har jag och mina medförfattare tagit upp denna och flera andra exempel på hur upphandling kan bli mer strategisk, precis som författarna önskar. En viktig pusselbit för att lyckas få upphandling till en strategisk nivå är att sålla bland affärerna. En tumregel bör vara små affärer – lite jobb, stora affärer – mycket jobb. I dag är det inte sällan lika mycket jobb med små som med stora affärer. Det är det som gör att många inte gillar att upphandla. Det är det som gör många till ”fuskare” – när de enligt min uppfattning egentligen bara gör det samhällsekonomiskt/affärsmässigt bästa.

Fotnot: Skribenten är författare till boken Vinnande anbud – så lyckas du i offentliga upphandlingar (Liber) och medförfattare till Strategisk offentlig upphandling (Jure).

Magnus Josephson, upphandlingsjurist, konsult inom affärer med offentlig sektor