Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Upphandling

Att se hela inköpsprocessen

Publicerad: 7 november 2018, 13:35

Lisbeth Johnson Inköps- och upphandlingschef Landskrona stad

Foto: Johan Alsen, Landskrona stad

Någon har sagt att krig är en alltför viktig sak för att överlåta till militärer. Det krävde uppoffringar av en betydligt bredare krets. Det skriver Lisbeth Johnson. inköps- och upphandlingschef i Landskrona stad


Att låta detta uttalande vara utgångspunkten för en jämförelse med offentlig upphandling är kanske att gå för långt. Men förhoppningsvis förstår ni vart jag vill komma när jag så här inledningsvis konstaterar att det för att ha en välfungerande offentlig upphandling inte räcker med professionella, pålästa och omutbara upphandlare. Upphandlingskedjan innehåller betydligt fler delar och som alltid med kedjor, den blir inte starkare än den svagaste länken.

Så, låt mig förklara.

Inköps- och upphandlingsprocessen innehåller flera moment som alla är viktiga och det är ett vanligt påpekande från allehanda håll i branschen att ett strategiskt inköpsarbete med sikte på att göra en god affär, som det glädjande nog heter numera, kännetecknas av att man ser till hela processen. De moment som ingår är följande: behovsbedömning, förstudie, utformning av förfrågningsunderlag, analys och värdering av inkomna anbud, avtalsteckning, inköp och slutligen utvärdering.

Denna uppräkning omfattar sju moment, kanske skulle man kunna tillföra ytterligare något. Det intressanta är att upphandlingsenheten i en myndighet eller i en kommun/region bara äger tre av momenten men normalt på ett eller annat sätt är inblandad i åtminstone ytterligare något.

Min bedömning är att upphandlarna i den offentliga sektorn blir allt mer kunniga och i alla avseenden allt mer professionella. Till det bidrar påtagligt de utbildningar inte minst inom Yrkeshögskolans ram som nu ges på olika platser i landet. Man kan hantverket, blir alltmer bekväma med att se till ”den goda affären” och inte bara juridiken och får i fler och fler kommuner och myndigheter en mer strategisk roll. Det är bra. Men det räcker inte.

Det finns som sagt fler moment i kedjan och en fråga som det finns all anledning att ställa sig är hur det ser ut hos dem som svarar för inköpen, de som ska avropa varor eller tjänster från de avtal som tecknats. Det är där avgörande ligger för hur avtalstrogna vi är och upplevs som av de leverantörer som vi tecknat avtal med. Det är där som vi riskerar att bli föremål för allehanda erbjudanden om förmåner som kan vara eller i ligga i närheten av bestickning. Det är där förståelsen, insikten och kunskapen måste finnas om vilket ansvar man har som inköpare i offentlig sektor.

Nyligen blixtbelyste SVT:s Uppdrag Granskning hur sårbara kommunerna – och därmed sannolikt också regioner och myndigheter – är om inte själva inköpsmomentet hanteras med samma insikt och oväld som upphandlingen. Drygt 200 kommuner har låtit sig dras in i affärer med ett Londonbaserat företag med minst sagt tveksamma affärsmetoder. Kommunernas inköpare har utanför avtal köpt en onödig mängd varor med en kvalitet som inte motsvarade vad som uppgavs och sedan erbjudits – och många således accepterat - förmåner för att fortsätta inköpen trots att sannolikt åtminstone på vissa håll varningsklockor hade börjat ringa.

Så, vad göra för att företag som det som Uppdrag Granskning letade fram och andra kanske inte lika förslagna men ändå i lagens utkant ska lyckas?

Som jag ser det är det ett antal åtgärder som måste vidtas hos samtliga upphandlande offentliga organ. Det är:

1) Utbildning av alla inköpare om vad som gäller beträffande den roll som de har. Den utbildningen bör vara återkommande.

2) Krav att endast den som gått utbildningen får göra inköp – dvs. någon form av certifikat.

3) Tydlig information om varje avtals innehåll till varje inköpande enhet och varje inköpare för att skapa avtalstrohet och förutsättningar för att göra inköp från rätt avtalspart.

4) Nära samverkan mellan upphandlaren och beställaren/inköparen/avroparen under upphandlingsprocessen och i varje moment i processen.

Den ”goda affären” är inte enbart en fråga om utformningen av det specifika avtalet. Det handlar därutöver om att såväl beställare som leverantör ska ha anledning att vara nöjda under hela avtalets längd. Det förutsätter att inköpen följer andemeningen i det tecknade avtalet, och det, i sin tur, förutsätter ett lagarbete hos den köpande parten, dvs. i det här fallet den statliga myndigheten, regionen eller kommunen.

Offentlig upphandling handlar inte om fiendskap mellan två parter som i ett krig eller krigsliknande tillstånd. Men det handlar om ett partsförhållande där den köpande parten måste ha ett samlat agerande och ett enhetligt uppträdande gentemot motparten leverantören. Alla länkar i inköpsprocessen måste fungera och det är i första hand upphandlingsfunktionens ansvar att se till att det sker.

Lisbeth Johnson

Dela artikeln:


Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på samhället

Välj nyhetsbrev