Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Kommunal ekonomi

Stödfunktionerna i offentlig sektor kan rationaliseras

Regeringen har ökat trycket på myndigheterna att flytta ut stödfunktioner för att effektivisera verksamheten. Statens servicecenter som öppnade i juni är ett exempel på detta. Och visst kan den offentliga sektorn effektiviseras med dessa metoder, visar en studie bland 15 av de 20 största svenska myndigheterna.

Publicerad: 1 november 2012, 00:00

Det här är opinionsmaterial

Åsikterna som uttrycks här står skribenten/skribenterna för.


Ämnen i artikeln:

Effektivisering

Under 1990- och 2000-talet flyttades periodvis IT-funktioner ut från företagen med utgångspunkt i ett hårt besparingstryck och rådande affärsläge. Nu finns ett liknande tryck, bland annat i form av tuffa besparingskrav och direkta uppmaningar från regeringen att offentlig sektor ska följa efter. Det var exempelvis i maj 2011 som Riksrevisionen gick ut med en skrivelse som uppmanade myndigheter att utvärdera möjligheten att effektivisera med hjälp av outsourcing.

Av stödfunktionerna finns kanske det hårdaste kravet på IT-verksamheterna som är den enskilt största kostnaden – 20 - 25 miljarder kronor per år för staten - näst efter löner och lokaler enligt Riksrevisionen. Kostnadsreduktion är det bärande argumentet för sourcingåtgärder. Snabbare anpassningar av volym och innehåll i IT-tjänsterna kopplat till myndighetens behov är andra skäl som uppgavs i skrivelsen.

I en undersökning som PA genomförde i våras framkom att 2 av 3 myndigheter som prioriterat kostnadsreduktion inför beslutet att genomföra en sourcingåtgärd också har lyckats med detta. Ökad standardisering och flexibilitet samt riskminimering är andra positiva effekter som sourcingåtgärden förde med sig, till och med i högre grad än förväntat.

Men statliga myndigheter kan inte betraktas på samma sätt som privata företag. Det finns enligt PA flera skäl till varför outsourcing bör genomföras med eftertanke i offentlig sektor:

• Ansvar för samhällsservice: Alltför snabba förändringar baserade endast på besparingskrav kan drabba de tjänster som ska levereras till medborgarna. Kvalitet och stabilitet bör också vara ett krav och en målsättning i genomförandet.

• Kompetensöverskott: Den kompetens som finns riskerar att bli överflödig och en kostnad för arbetsgivaren och samhället samtidigt som pensionsavgångar skapar kompetensluckor i de egna leden.

• Unika lösningar och kompetensbehov: Myndigheter har ofta stora, ålderstigna och specialutvecklade IT-system. Här är det svårare att nå stordriftsfördelar, både avseende ekonomi och kompetens i användandet av en extern partner.

Med utgångspunkt i resultatet i vår studie och det vi ser hända hos myndigheterna i dag är mina råd följande:

1. Gör inget förhastat, utan ta fram en sourcingstrategi. Belys och fastställ i denna vad som är lämpligt med beaktande av samhällsansvar och vad som är samhällskritiskt samt den egna respektive externa förmågan, vad som är en lämplig långsiktig leveransform (sourcing).

2. Säkerställ ledningsstöd för strategi och genomförande av sourcinginitiativ. Beslut om vald strategi måste, fattas, kommuniceras och genomföras av ledningen på myndigheten för att vara framgångsrik, vilket även påvisas i vår studie.

3. Avsätt tillräckliga resurser för en förändring. När en sourcingförändring ska genomföras så är några framgångsfaktorer att tillsätta tillräckligt med resurser, att prioritera kvalitet och noggrannhet samt att med öppenhet hantera intern kultur och eventuellt internt motstånd via förändringsledning och kontinuerlig förankring.

I dag ställs inga formella krav på myndigheterna att outsourca. Regeringskansliet ålägger myndigheterna att ta fram en så kallad försörjningsstrategi som en obligatorisk del av myndighetens löpande planeringsprocess. Statens Servicecenter tillåter tillsvidare anslutning på frivillig basis men ska enligt regleringsbrev för budgetåret 2012 verka för att 25 procent av staten mätt i antalet anställda är anslutna till myndighetens tjänster vid utgången av år 2015. Om anslutningstakten inte utvecklas tillräckligt fort kommer regeringen att öka trycket. Myndigheterna måste då kunna visa att de sköter den administrativa verksamheten minst lika effektivt i egen regi.

Vi på PA är övertygade om att aktivt arbete med sourcing och även outsourcing av utvalda funktioner och tjänster kan erbjuda effekter avseende både kostnad och standardisering, vilket också vår studie visar. Det förutsätter dock att myndigheten planerar sin sourcing och tillsätter rätt och tillräckliga resurser i genomförandet.

Mattias Lundmark, sourcingexpert, PA Consulting Group

Det här är opinionsmaterial

Åsikterna som uttrycks här står skribenten/skribenterna för.

Ämnen i artikeln:

Effektivisering

Dela artikeln:

Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på samhället

Välj nyhetsbrev

Se fler branschtitlar från Bonnier News