Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

fredag07.05.2021

Kontakt

Annonsera

E-tidning

Meny

Starta din prenumeration

Prenumerera

Sök

Kommunal ekonomi

Så kan svenska myndigheter gasa och bromsa samtidigt

Genom att fokusera på ett område i taget och tydligt visa var effektiviseringar och satsningar ska ske kan svenska myndigheter klara av det stora omställningstryck som de står inför i sina verksamheter.

Publicerad: 9 april 2013, 03:30

Det här är opinionsmaterial

Åsikterna som uttrycks här står skribenten/skribenterna för.


Ämnen i artikeln:

Effektivisering

Enligt Riksrevisionen (2011) är statsförvaltningen van att leva och verka i förändringstider men trycket på omställning och förnyelse har nu blivit än mer tydligt där verksamhetsutveckling, kostnadseffektivitet och flexibilitet är några av ledstjärnorna. Riksrevisionen menar också att en av konsekvenserna är ett högre tryck på effektivisering av verksamheten när resurserna krymper. Under senare år har ett stående krav på svenska myndigheter varit effektivisering med särskilt fokus på kostnadssidan. Det har inneburit att myndigheterna tvingats syna sin verksamhet i sömmarna för att finna potentialer för kostnadseffektivisering.

För många myndigheter är det en stor utmaning att både jaga kostnader internt och att samtidigt driva på utvecklingsarbetet. Vi talar här om krav avseende både verksamhetsutveckling och utveckling av IT-lösningar i form av till exempel e-tjänster och IT-system. En tidigare studie från PA Consulting Group visar bland annat att IT-kostnaden i förhållande till den totala kostnaden för verksamheten inom myndigheter ligger långt över genomsnittet för jämförbara organisationer.

Många myndigheter har sneglat på sourcinglösningar för att se om det kan vara en möjlig väg mot ökad kostnadseffektivitet och lägre kostnader på sikt. Något som uppmuntrats av IT-minister Anna-Karin Hatt allt sedan mitten av 2011 då Riksrevisionen kom ut med en rapport (RIR 2011:4) där outsourcing förordas i detta sammanhang.

Men utmaningarna inom offentlig förvaltning är helt annorlunda än i privat näringsliv, där myndigheternas vardag vad gäller inriktning på verksamheten till stor del styrs av regeringens regleringsbrev med mål och resultatkrav inklusive finansiella förutsättningar. Vad kan då myndigheter göra för att finna en balans mellan ökade krav på kostnadseffektivitet och utveckling? Nedan några råd från PA:

1. Fokusera på ett område i taget. I dag är det inte ovanligt att myndigheter söker driva kostnads-effektivisering och utveckling inom flera verksamhetsområden samtidigt. Vår rekommendation är att låta regeringens uppdrag under pågående period ligga till grund för vilka åtgärder som planeras. Står myndigheten inför en strukturell förändring såsom sammanslagning/uppköp eller pratar vi om en tvingande EU-lagstiftning alternativt krav på förbättrad medborgarservice?

2. Gör tydligt var effekthemtagning samt var utveckling ska ske. Skapa en tydlighet kring var kostnadseffektivisering ska ske och inom vilka områden utvecklingsaktiviteter ska genomföras. Inte sällan är också effektiviseringen en förutsättning för utveckling då effektivisering inom ett område förväntas finansiera utveckling inom ett annat. Det är därför viktigt att kunna presentera en plan för förväntad effekthemtagning där behov av resurser ställs mot frigjorda resurser (såväl personella som ekonomiska).

3. Samverkan över myndighetsgränser. Samverkan med andra myndigheter kan vara en lösning för att jämna ut toppar och dalar av kompetens- och resursbehov avseende interna administrativa tjänster. Något som tillämpas endast av ett fåtal myndigheter men som borde nyttjas av fler. Myndigheters samverkan kring servicekontor är ett konkret exempel. Långsiktigt partnerskap som sträcker sig över flera år kan bidra till att överbrygga dagens låsning vid årlig planering som många svenska myndigheter arbetar med till följd av regleringsbrev och olika anslag.

4. Säkerställ strategisk förankring av IT. I många fall saknas en långsiktig IT-strategi, som pekar ut riktningen för IT inom myndigheten baserat på verksamhetens strategi och mål. I PA:s studie, tidigare nämnd i denna artikel, anger endast hälften av de tillfrågade generaldirektörerna att det finns både en IT- och outsourcingstrategi. I takt med att IT får en alltmer central roll inom myndigheter blir en långsiktig IT- respektive sourcingstrategi viktig.

Jeanette Axén-Ruzicka, ek. dr. och strategikonsult, PA Consulting Group

Maria Nelson, strategikonsult, PA Consulting Group

Det här är opinionsmaterial

Åsikterna som uttrycks här står skribenten/skribenterna för.

Ämnen i artikeln:

Effektivisering

Dela artikeln:

Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på samhället

Välj nyhetsbrev