Win-win när personalen lägger sitt eget schema

En åldrande befolkning och en ekonomi som ställer effektiviseringskrav på kommunens verksamheter. Då vill Skellefteå säkra att man även framöver har personal som kan jobba med kommunens omsorg av äldre och funktionshindrade.

– Vi står inför samma utmaningar som alla andra kommuner. Vi tror att vi är en attraktiv arbetsgivare om vi kan erbjuda en fastanställning på heltid och att man kan få ha inflytande över sitt eget schema, säger Camilla Lindström, hr-chef på socialkontoret i Skellefteå.

Efter en flera år lång process med att ta fram en ny arbetstidsmodell rullas den nu ut i verksamheterna. Nu får de arbetstagare som vill bestämma själva när de ska jobba helg och kväll, till exempel.

– Många av våra medlemmar vill ha den här modellen. Även om man måste jobba ett antal kvällar så kan man styra dem så att det passar ens fritidsaktiviteter. Det gynnar arbetsgivaren också, för när arbetsgruppen själv löser schemat slipper chefen jobba så mycket med det, säger Malin Andersson på fackförbundet Kommunals sektion i Skellefteå, som deltagit i arbetet med att ta fram modellen i samarbete med arbetsgivarna.

Redan 2012 började socialkontoret se över sin bemanningsprocess eftersom man upplevde att det var svårt att hitta personal och vikarier.

– Vi tittade bland annat på schemaläggningen och försökte ifrågasätta vilket upplägg vi har. Vi jobbade mycket för att arbetstimmarna ska användas när medborgarna behöver oss mest, säger Camilla Lindström.

En tidigare arbetstidsmodell gav även den de anställda visst inflytande över sin arbetstid, men den sades upp av Kommunal 2016 då man upplevde att det inte fungerade bra. Nu har facket och arbetsgivarna arbetat nära tillsammans för att hitta en modell som kan fungera, och som också testats skarpts på några enheter innan den nu erbjuds för socialkontorets cirka 3 000 medarbetare som ingår i Kommunals avtalsområde.

– Vi har försökt komma fram till en modell som både är så bra som möjligt och enkel. Vi tog fram en testmodell som vi provade på våra olika typer av verksamheter i ett halvår och sedan utvärderade. Utifrån de erfarenheterna gjorde vi en överenskommelse, vi är väldigt nöjda med det och också trygga i den här processen, säger Camilla Lindström.

– Vi har verkligen testat det fullt ut innan det blev klart, och det är jättebra. Men våra medlemmar har upplevt att det tagit väldigt lång tid, säger Malin Andersson.

Nu får de arbetsgrupper som vill ansluta sig till det nya sättet att lägga schemat. I praktiken går det till så att arbetstagarna själva går in i systemet och lägger in vilka pass de vill jobba. När alla i arbetsgruppen gjort det visar systemet vilka pass det antingen saknas personal till eller är överbemannat på, och då kan arbetstagarna gå in och justera sina egna scheman så att behoven täcks.

Det innebär mer frihet, men också mer ansvar.

– Modellen handlar ju också om att man inte bara ska se till sig själv. Man får samtala i arbetslaget, som har ett ansvar att bemanna på arbetsplatsen, och inte bara lämna de mindre attraktiva passen till visstidsanställda, säger Camilla Lindström.

Under hösten utbildades först cheferna, därefter har arbetsgrupperna fått prata om modellen och välja om de vill gå in i den eller ej. De som väljer att stå utanför får sina scheman färdigplanerade från centralt håll. En ganska stor andel av arbetsgrupperna har enligt Camilla Lindström sagt att de vill vara med. Flera har redan börjat, och utbildningar pågår varje vecka under vintern för dem som ännu inte kommit i gång.

Än så länge verkar det vara en framgångsmodell. Både arbetstagare och arbetsgivare vinner.

– Vi ser att sjuktalen sjunker och man har mindre övertid. Siffrorna på de arbetsplatser där man infört modellen har blivit bra, och det blev också bättre ekonomi för verksamheterna, säger Malin Andersson på Kommunal.

Camilla Lindström exemplifierar med ett äldreboende där man använt arbetstidsmodellen länge – de ingick redan under testperioden.

– Genom det här sättet att planera sin verksamhet behövde de inte ta in en enda vikarie över jul och nyår.

Det är inte bara den nya arbetstidsmodellen som ger resultat, utan också att socialkontoret sett över hela bemanningspusslet och försökt hitta långsiktigt hållbara lösningar.

– Vi har minskat behovet av timvikarier och minskat sjukfrånvarosiffrorna. Så det har blivit bättre när vi tagit kontroll över bemanningsprocessen. Och sommarbemanningen gick bra att lösa, så det känns som att vi nu är okej rustade inför de utmaningar som vi vet kommer, säger Camilla Lindström.