Nyhet
Karriär
25 september 2020 kl 08:02

Så överlever du som enhetschef

Ett omfattande personalansvar, otaliga arbetsuppgifter och principen ”allting först!” kan knäcka kommunala enhetschefer. Men nu har de fått en överlevnadsguide. 

Enhetschefer som har svårt att klara ett väldigt omfångsrikt uppdrag bör inte lägga hela skulden på sig själva. Deras chefer måste sovra bland arbetsuppgifterna eller erbjuda avlastning. Det anser Karin Skarin, verksamhetsutvecklare och författare till boken “Överlevnadsguide för enhetschefer”.

Hon har själv viss erfarenhet av att vara enhetschef inom kommunal omsorg, men större delen av sitt yrkesliv har hon varit en av de koordinatorer, projektledare och utredare som försett mellanchefer med fler arbetsuppgifter, krav och förväntningar.

Nu tycker hon att pressade enhetschefer bör få ett erkännande:

– Det är en roll som förtjänar att få vara i rampljuset och få sin situation beskriven, säger hon.

Hennes nyutkomna bok handlar om Edit Gran, en fiktiv chef på Vackerberga äldreboende som rusar från uppgift till uppgift, ständigt avbruten av sina medarbetare eller av hastigt uppkomna problem som hon i panik försöker lösa. Hennes dagar är fullspäckade och kaotiska.

– Edit är en jagad själ och en doer, som agerar omedelbart och inte ger sig själv tid för reflektion. Hon tappar inga bollar men gör heller ingenting ordentligt, säger Karin Skarin.

Hon tror att enhetschefer som läser boken kan känna igen sig i Edits kamp för att klara av allt från att hantera konflikter, lägga scheman och ha kontakt med anhöriga till att beställa tårta till avtackningar, handskas med trilskande larmsystem eller hålla koll på checklistor och dokumentation.

– Jag hoppas de inser att det inte är de själva som är galna utan att deras arbetssituation är ohållbar, säger Karin Skarin.

Hon har träffat många enhetschefer, inte minst när hon som konsult arbetat med att avveckla deltidstjänster och införa heltidsarbete som norm. Det var inte alltid så populärt, vare sig bland medarbetare eller chefer.

– Enhetscheferna orkar inte ens tänka på en ny schemaläggning, men de är nyckelspelare i en sådan förändring. 

Karin Skarin argumenterar hårt för att en allt för slimmad verksamhet blir ineffektiv. Med något fler anställda skulle enhetscheferna slippa lägga så mycket tid på att jaga efter vikarier – en viss korttidsfrånvaro skulle kunna hanteras ändå. Det skulle också bli en bättre kontinuitet.

Hon hävdar dessutom bestämt att enheterna inom äldreomsorgen borde vara mindre, så att cheferna får färre underställda medarbetare. 

– Ledningen högre upp måste fundera över hur äldreomsorgen ska kunna leverera en god kvalitet.

Går det inte att krympa enheterna anser Karin Skarin att enhetscheferna måste få mer administrativt stöd och avlastas en del av alla de arbetsuppgifter som kan ingå i ett spretigt, ibland närmast gränslöst uppdrag. 

– De har inte alltid någon som de kan delegera uppgifter till, utan får lösa en mängd problem efter bästa förmåga.

Hon råder mellanchefer att granska sin arbetssituation och fundera över vad de själva kan förändra och prioritera ned. Det de inte har mandat att välja bort bör de diskutera med en överordnad chef.

– De överordnade har makten att prioritera, men kan ha svårt att göra det eftersom den kommunala prioritetsordningen lyder ”allting först!”, även om det inte brinner i knutarna.

Svårigheten att prioritera tror Karin Skarin beror på att kommunala chefer och politiker hela tiden är medvetna om att de granskas av såväl medier som medborgare.

– Det gör att de blir rädda för att tappa fel boll, säger hon. 

Men en tidstjuv som cheferna själva skulle kunna granska och förändra är möteskulturen.

– Många möts ofta om otroligt många saker och det leder inte alltid till något resultat. Man kanske bara informerar varandra om sådant som går lika bra att berätta i ett mejl.

Coronapandemin har fått många att upptäcka att videomöten kan fungera väl så bra som fysiska möten och dessutom gå snabbare. Karin Skarin hoppas att det leder till nya mötesvanor. Hon önskar också att den senaste tidens uppmärksamhet kring arbetsvillkoren i äldreomsorgen ska leda till bestående förändringar.

– Alla har nu sett hur viktigt det är att vård och omsorg fungerar. Men för få anställda ska göra för mycket. Så nu måste den här verksamheten prioriteras, och då får annat stå tillbaka. 

Fakta
Karin Skarins överlevnadstips

Till enhetschefer:

  • Försök se din arbetssituation utifrån – skaffa dig överblick över alla arbetsuppgifter.
  • Lägg märke till det du gör, inte bara till det du inte gör.
  • Stäng dörren ibland. Inför besökstid för medarbetare som inte har akuta ärenden.
  • Ta reda på varför vissa saker ska göras eller mätas. Förbättras kvaliteten eller är det bara något som ska bockas av?
  • Identifiera det du själv har makt att prioritera bort.
  • Be din chef prioritera bland arbetsuppgifter du inte själv kan välja bort. 

Till högre chefer:

  • Se till att chefen har färre underställda medarbetare.

Om inte det går: 

  • Låt chefen schemaplanera för högre grundbemanning
  • Ge chefen administrativa stödfunktioner.
  • Se över it-träsket – minimera antalet it-system.
  • Ifrågasätt inarbetad möteskultur: Leder alla möten till resultat? Kan information mejlas i stället? Är digitala möten tidseffektivare?

Det här är en nyhetstext från Dagens Samhälle. Dagens Samhälle står oberoende från organisationer, partier, religioner och särintressen. Vi värnar pressetikens regler, det kritiska tänkandet och konsekvensneutraliteten. Det vi publicerar ska vara sant, bekräftat och präglas av kvalitet och trovärdighet.

Publicerad: 25 september 2020 kl 08:02
Uppdaterad: 25 september 2020 kl 15:57