Nyhet
Karriär
13 februari 2020 kl 08:31

Här byter medarbetarna arbetsplats – varje dag

När jobbet lika gärna kan utföras hemma, på tåget eller på ett kafé förändras även arbetsplatserna. I Regionens Hus i Göteborg och Skövde har de 1 900 anställda inte längre egna skrivbord.

Västra Götalandsregionens administrativa personal i Skövde och Göteborg var tidigare utspridd på flera olika ställen. Nu har de samlats i två stora byggnader. Där finns det 3 500 sittplatser avsedda för arbete, men bara hälften består av skrivbord med datorskärmar.

Kontoren är aktivitetsbaserade, vilket betyder att var och en letar upp en plats som passar det arbete de just då ska utföra. I tyst zon för koncentrerat eget jobb, i lugn zon där lågmälda samtal är tillåtna eller i en samarbetszon där man får prata fritt.

– Vi vill utnyttja lokalerna bättre och underlätta för medarbetarna att arbeta mer över gränserna. Vi jobbar ju på andra sätt i dag och är mer rörliga, säger projektledaren Lillemor Harnell, ansvarig för att utveckla det aktivitetsbaserade arbetssättet.

I Regionens Hus har ingen ett eget rum som står tomt när medarbetaren är på möte, resa eller arbetar hemifrån. Egna skrivbord i kontorslandskap är också ett minne blott. I stället har både medarbetare och chefer låsbara skåp där de kan förvara dokument och dator.

Efter arbetsdagens slut förväntas alla lämna sin arbetsplats tom, så att någon annan kan använda den dagen därpå. Även de som alltid jobbar vid ett skrivbord och troligen kommer att sätta sig på samma plats varje dag.

– Clean desk gäller för alla, säger Lillemor Harnell.

De flesta som flyttat in i Regionens Hus i Skövde hade tidigare egna arbetsrum. För många av dem har det varit en stor omställning att anpassa sig till det aktivitetsbaserade arbetssättet.

– Vi måste vara uppmärksamma på dem som ofta väljer att jobba hemma. De ska ju inte göra det för att de inte vill vara på sin arbetsplats, säger Lillemor Harnell.

I en film på Västra Götalandsregionens webbplats intervjuas några medarbetare i Skövde om sina upplevelser. En av dem säger sig uppskattar att knyta nya kontakter med kolleger, medan en annan försöker vänja sig vid att bära med sig sina saker. De flesta har nu nödvändiga dokument i datorn, men de som dagligen måste ha tillgång till papper och pärmar har fått särskilda platser.

Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen sammanställde för ett år sedan den ganska begränsade forskning som gjorts kring aktivitetsbaserade kontor. Den visar bland annat att arbetsplatserna ofta utformats för att stödja innovation och samarbete, snarare än koncentrationskrävande uppgifter.

Forskare vid institutet är nu i full färd med att ta reda på vad medarbetarna i Regionens Hus anser om arbetsplatsernas utformning samt hur deras hälsa och prestation påverkas. Forskningen koordineras av Maral Babapour Chafi på Chalmers tekniska högskola, som skrivit en doktorsavhandling om aktivitetsbaserade kontor.

– Detta sätt att organisera arbetet är i linje med flera globala hållbarhetsmål. Arbetsplatsernas ytor minskar, liksom energianvändningen. Konsumtion och produktion av prylar minskar också när flera personer delar på skrivbord, bord och stolar, säger hon.

Maral Babapour Chafi har inriktat sin forskning på vad som gör personal nöjd eller missnöjd med att jobba aktivitetsbaserat. Ofta beror det på hur väl kontoren anpassats till medarbetarnas behov, men också på i vilken miljö de tidigare arbetat.

De som kommer från öppna kontorslandskap trivs ofta bra, eftersom det på aktivitetsbaserade kontor finns fler tysta rum. Bland dem som tidigare haft egna rum är åsikterna mer delade. En del uppskattar att ha närmare kontakt med kolleger, medan andra vantrivs.

– Det är viktigt att arbetsplatsen är designad så att den passar det jobb som ska utföras där. Det går inte att kopiera någon annans lösning, säger Maral Babapour Chafi.

Bord och stolar som ska användas av flera olika medarbetare måste vara enkla att anpassa efter olika behov.

– Tyvärr är sådana produkter inte alltid gjorda för att delas. Det går sällan att intuitivt förstå hur stolar ska ställas in, konstaterar Maral Babapour Chafi.

Ju mer medarbetarna varit involverade i utformningen av lokalerna desto bättre trivs de, visar Maral Babapour Chafis forskning.

– Men det blir inte perfekt från början. Man kan behöva justera, säger hon.

Lillemor Harnell försäkrar att lokalerna i Regionens Hus förändras efter medarbetarnas behov. Någon återgång till helt egna rum är inte aktuell.

– Vi kommer inte att sätta upp väggar och bygga cellkontor igen, slår hon fast.

Omkring 1 500 anställda flyttade in i Regionens Hus i Göteborg i somras, medan 400 medarbetare i Skövde nu har jobbat aktivitetsbaserat i ett år. Två månader före flytten fick alla en enkät, som följs upp efter ett halvår samt efter 18 månader.

Den första uppföljningen i Skövde visar att personalens åsikter går isär. De som är nöjda anser att det finns gott om lämpliga arbetsplatser att välja mellan, medan de missnöjda vill ha fler rum där de kan arbeta i avskildhet.

– Det är personer som behöver kunna arbeta koncentrerat, men också svara i telefon, säger Maral Babapour Chafi.

Enligt Lillemor Harnell ska det dock finnas tillräckligt många rum för enskilt arbete.

– Beläggningen på de tysta rummen är låg. De används ju mest vid högkoncentrerat arbete, och så jobbar man inte under en hel dag, säger hon.

Kritiker av aktivitetsbaserat arbetssätt brukar ifrågasätta om det är vettigt att använda arbetstid till att leta efter en lämplig arbetsplats. Men det bekymret är överdrivet, anser Lillemor Harnell.

– Det finns de som tycker att de måste springa runt och leta, men hos oss kan det räcka att gå en trappa upp eller ned för att hitta en ledig plats. Det har inte varit några huggsexor.

Maral Babapour Chafi tror att aktivitetsbaserade kontor kommer att bli allt vanligare.

– Ska vi nå hållbarhetsmålen måste vi hitta lösningar där vi använder mindre kontorsyta och färre möbler.

Fakta
Att tänka på
  • Fundera på vad som är målet med att göra kontoret aktivitetsbaserat. Ett tydligt syfte är en framgångsfaktor.
  • Verksamheter med mycket sekretess och mycket enskilt koncentrationskrävande arbete lämpar sig inte för aktivitetsbaserade kontor.
  • Aktivitetsbaserade kontor ska ge möjlighet både till kommunikation och ostört arbete.
  • Aktivitetsbaserade kontor är papperslösa. Allt material måste vara digitaliserat och lätt att komma åt.
  • Det måste finnas tillräckligt många tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor så att det inte tar för mycket tid att växla mellan olika platser.
  • Bord och stolar vid arbetsstationer måste vara lätta att ställa in.
  • Det kan behövas regler. Till exempel: Var är det tillåtet att tala i telefon? När kan kolleger störas med frågor? Får man använda samma arbetsplats flera dagar i rad?
  • Ledare behöver utbildas i hur de ska leda, när de inte alltid vet var medarbetarna befinner sig.
  • Var vaksam på minskad sammanhållning. Medarbetare kan uppleva det olustigt att inte hitta sina arbetskamrater och inte veta om kolleger jobbar eller är sjuka.

Källa: Källa: Sammanfattning av forskningsläget avseende aktivitetsbaserade kontor. Institutet för stressmedicin, februari 2019.

Det här är en nyhetstext från Dagens Samhälle. Dagens Samhälle står oberoende från organisationer, partier, religioner och särintressen. Vi värnar pressetikens regler, det kritiska tänkandet och konsekvensneutraliteten. Det vi publicerar ska vara sant, bekräftat och präglas av kvalitet och trovärdighet.

Publicerad: 13 februari 2020 kl 08:31