Debatt
It
10 juni 2020 kl 19:00

Uttjänta it-system kostar miljarder i onödan

Sveriges kommuner och regioner betalar miljarder i licenser för uttjänta it-system eftersom informationen inte kan flyttas till nya system, skriver Hans Holmqvist, vd för ett it-företag.
 

Det här är en opinionstext

Hans Holmqvist
vd för Comprima Software

Vi ser i dag hur de elektroniska arkiven blir allt mer integrerade i förvaltningen hos kommuner, landsting och sjukhus. Även skolor och företag använder allt oftare tekniken. E-arkiven har på kort tid etablerat sig och fått en central roll hos offentliga verksamheter.

E-arkiven bevarar under lång tid all viktig myndighetsinformation. Den görs samtidigt enkelt tillgänglig för medborgarna via internet. Ett exempel är kommunernas arkiv för fastighetsritningar. Tidigare var det ett ganska omfattande arbete för en kommun att förse mäklare, husägare, byggare och andra med ritningar. I dagens moderna kommun är det en e-tjänst, öppen dygnet runt, där det räcker med e-legitimation för att hämta ut sin information.

Problemet som dykt upp är att de äldre verksamhetssystemen inte riktigt fungerar i dagens it-miljö. Operativsystemen har utvecklats och de gamla systemen fungerar inte så bra eller kanske inte alls i den nya miljön. Systemen behöver bytas ut eller konverteras. Men i många system går det inte att på ett enkelt sätt föra över informationen till det nya systemet. Alltför ofta för att leverantören av det tidigare systemet vill ha väldigt mycket betalt för att hjälpa till. I och med att deras system stängs ned förlorar de också sina licensintäkter, och därför vill de ha enorma summor för att hjälpa till.

Detta var naturligtvis något som inte alla tänkte på när systemet installerades för många år sedan. Då överskuggade glädjen över de nya möjligheterna alla tankar på hur systemet skulle komma att konverteras någon gång i framtiden. I dag står dessa system och tickar pengar dag ut och dag in. I vissa fall har man valt att använda både ett nytt och ett gammalt system, till hög kostnad. All ny information läggs in i de nya systemen medan den gamla informationen blir kvar i de gamla systemen. En lösning som varken är smidig eller kostnadseffektiv.

Efter att ha intervjuat ett stort antal it-ansvariga uppskattar jag att cirka 10 procent av alla it-system är obsoleta och kan ställas av.

En genomsnittlig svensk region har omkring 400 it-system, och ungefär 40 av dem är det alltså dags att arkivera/terminera. Det ger omkring 800 system.

En medelstor kommun har i genomsnitt 200 system, varav en tiondel kan ställas av. I 290 kommuner och 20 regioner handlar det sammantaget om närmare 7 000 system som skulle kunna skrotas om det bara gick att enkelt flytta informationen till de nya systemen. Licenskostnaden för gamla system kan uppskattas till mer än 20 miljarder kronor per år. Något som belastar Sveriges regioners och kommuners kassor – varje år.

Så innan det görs investeringar i nya system – försäkra er om att systemet kan lagra informationen i ett format som dels uppfyller alla säkerhetskrav, dels innebär att informationen kan flyttas vidare när systemet behöver uppgraderas eller bytas ut. När det gäller information som är inlåst i gamla system, se till att ta ut den och arkivera den med ett modernt arkivsystem. Sannolikheten är minimal att den efterfrågas särskilt ofta. Vid de få tillfällen då det sker räcker det att ta fram arkiverade dokument. En sådan lösning kostar en bråkdel av dagens summor. Bokföringen från 1992 behöver inte vara åtkomlig i dagens ekonomisystem. Det räcker att den går att få fram då någon frågar, vilket går att lösa utan att betala miljarder i licenspengar.

Kommuner och regioner har viktigare saker att använda skattepengarna till.

Det här är en opinionstext publicerad i Dagens Samhälle. Åsikterna som uttrycks i artikeln står skribenten/skribenterna för.

Publicerad: 10 juni 2020 kl 19:00

Skribent

Hans Holmqvist
vd för Comprima Software