Sluta göra budget på samma sätt som för hundra år sedan

Just nu kämpar många kommuner med att slutföra arbetet med budgeten för nästa år. Samtidigt pekar Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) på att osäkerheten i ekonomin förväntas vara fortsatt stor. Redan första dagen på det nya året kan därför resultatet av många timmars hårt arbete och budgetmöten i princip kastas i papperskorgen då sannolikheten att man gissat rätt i budgetarbetet är oerhört liten. Det är få andra investeringar som skulle godkännas på de premisserna.

Grunden till dagens budgetmodell är hämtad från den 98 år gamla boken Budgetary Control av James McKinsey. På den tiden var central budgeteringen logisk. Den var anpassad till ökad produktion för en omättlig efterkrigsmarknad. Produktionskostnader var enkla att räkna på, med fast växelkurs och fasta avtal med underleverantörer. Det var enkelt att tilldela, planera och samordna resurser för att nå högsta möjliga produktion. 

Förutsättningarna för dagens kommunala budgetarbete har mycket lite gemensamt med tillverkningsindustrin i USA för 100 år sedan. Kommunens målarbete är komplext och omfattar en mängd olika målgrupper, perspektiv och behov. Motvikten till denna osäkerhet är att driftskostnaderna i form av löner, anläggningar och material står för en avsevärd del av den kommunala budgeten – runt 60–80 procent. Det är fasta kostnader för att kunna bedriva den kommunala kärnverksamheten. De går att planera och prognosticera även i en tid av osäkerhet. 

Tilldelningen av resurser, verksamhetsplanen, är den del av den kommunala budgeten som tilldrar sig mest intresse. Både inifrån organisationen och utifrån. Det är många som har intressen i fördelningen av medel. Politiker vill presentera satsningar för partiets eller individens prioriterade mål. Tjänstemän har, med stöd av prognoser och tidigare tilldelade mål, möjlighet att utöka eller försvara sin ekonomiska tilldelning inför nästa budgetår. Resurstilldelningen blir ett taktiskt spel som inte alltid utgår från kommunens övergripande mål.

Trots det omfattande årliga arbetet varje höst revideras sedan budgeten i de flesta kommuner mitt under verksamhetsåret. Främst på grund av att prognoserna slagit fel. 

Här är tre förslag på hur man kan göra annorlunda:

• Dagens budgetarbete utvecklas till att hantera budgetens tre processer separat. Kompetensen att göra prognoser, att arbeta med mål och att fatta beslut förstärks. 
• Förutsättningarna för att bryta stuprören och uppmuntra samarbete måste bli bättre. Regeringens nyligen initierade utredning om effektivare ekonomistyrning i kommunerna behöver ge tydligare riktlinjer om vad som är nödvändiga beståndsdelar i en verksamhetsplan. I dag skapas i många fall budgetar på en så finfördelad nivå att förutsättningarna för samverkan och tillit begränsas. Det leder till att kommunens övergripande mål inte är i fokus utan att det istället är budgeten som styr. 
• Men den mest utmanande uppgiften är att ifrågasätta hela budgetens funktion. Det är få delar av kommunala verksamheten som startar och slutar vid nyår. Hemtjänst, skola och barnomsorg fungerar enligt samma principer året runt och behöver stabila förutsättningar över tid. För dessa verksamheter går det relativt enkelt att sätta långsiktiga mål och prognoser. 

Vad skulle hända om verksamheten fick en garanterad tillgång av kommunens totala intäkter varje år – med stora möjligheter för medarbetarna att uppnå största möjliga nytta med tilldelade medel? Vi tror att det skulle minska byråkratin, öka möjligheten till värdeskapande och skapa förutsättningar för ökad tillit.

Det här är en opinionstext publicerad i Dagens Samhälle. Åsikterna som uttrycks i artikeln står skribenten/skribenterna för.