Upphandlingsarbete

Lär av misstagen från outsourcingen av IT

Den politiska debatten inför valet handlar om vinster i välfärden. Men den utgår hela tiden från hur de privata skolorna, sjukhemmen och vårdcentralerna fungerar i dag, inte hur de skulle kunna fungera. Faktum är att kommuner och landsting har mycket att lära av hur privata företag lägger ut delar av sin verksamhet på underleverantörer.

På 1990-talet arbetade jag som IT-journalist och bevakade det nya fenomenet outsourcing. När jag nu 20 år senare som journalist och författare följer fenomenet privat vård ser jag en mängd paralleller. Uppdragsgivarna i den offentliga sektorn verkar ha bestämt sig för att upprepa alla de misstag de privata företagen gjorde för två decennier sedan.

Det gick inte så bra i början när de privata företagen började lägga it sina IT-avdelningar (eller dataavdelningar som det hette på den tiden) på outsourcingföretag. Det var mer regel än undantag att företagen blev sittande med dålig service, eftersom man lagt ut driften på den som lade det lägsta budet. Man skrev avtal som i detalj reglerade vad outsourcingföretaget skulle göra och till vilket pris. Allt som inte fanns med i avtalet blev ogjort. Och inte sällan glömdes en hel del viktiga funktioner bort, något som antingen innebar att företagen fick en mycket sämre IT-drift, eller så fick man betala stora pengar för att rätta till misstaget varvid hela den tänka besparingen åts upp.

I den kommande boken Vem ska betala för välfärden (Atlas förlag), som presenteras på tisdagen under Almedalsveckan, pekar jag på några lärdomar som kommuner och landsting kan dra från IT-outsourcingen i privat sektor:

1. För mycket fokus på kostnader och för lite på kvalitet och värde. Redan i upphandlingen handlar nästan alla frågor om vem som har det lägsta priset. Genom att göra klart från början att den som är billigast sannolikt också vinner tvingas leverantörerna till en ohälsosam prispress.

2. För lite fokus på kvaliteten. Många kontrakt slår i detalj fast vad som ska levereras och till vilket pris, men säger ganska lite om vad som händer om leverantören inte håller sina löften. Leverantören styrs av ekonomiska överväganden när man lägger sitt anbud, men också i den fortsatta relationen. Företag gör det som är lönsamt. Om det inte kostar att bryta mot kraven är risken mycket större att leverantören gör just det. Vården och skolan behöver på samma sätt tydligare viten när leverantören inte håller sina löften. Om ett liggsår kostar en kvarts miljon i böter kommer sjukhemmen skärpa sig snabbt.

3. Alltför detaljerad kravspecifikation. Stora och oväntade kostnader för kringaktiviteter är en av de vanligaste orsakerna till att outsourcing av IT havererar. Om man försöker definiera ett uppdrag värt hundratals miljoner kronor per år på detaljnivå kommer man oundvikligen att glömma en massa detaljer, samtidigt som det kontinuerligt tillkommer nya uppgifter. I vården är det på samma sätt smartare att betala sjukhusen och vårdcentralerna för antalet patienter som blir friska i stället för hur många tester av typen x, y eller z som utförs.

Någon invänder kanske att det inte går att jämföra IT med välfärdstjänster. IT handlar om maskiner, sjukvård om människor. Jag vill hävda att likheterna är större än skillnaderna. I båda fallen har vi att göra med mycket komplexa processer. I båda fallen handlar det om verksamheter som inte enkelt låter sig beskrivas. Och i båda fallen är kunden mer intresserad av resultatet än av exakt hur processen är utformad. Företaget vill ha ett IT-system som faktiskt underlättar att göra affärer. Landstinget vill ha friskare patienter och kommunen vill ha en mer väl fungerande skola.

Att upphandla välfärdstjänster smartare handlar inte heller om att ge efter för marknadskrafterna. Det handlar om att ställa tydligare krav så att skattebetalarna får den vård och utbildning de förväntar sig.

Fotnot: Skribenten Mikael Törnwall presenterar sin nya bok Vem ska betala för välfärden vid ett seminarium under tisdagen i Almedalen.

Det här är en opinionstext publicerad i Dagens Samhälle. Åsikterna som uttrycks i artikeln står skribenten/skribenterna för.

Debatten på webben – nyheterna i tidningen

Dagens Samhälle vänder sig till beslutsfattarna på den offentliga marknaden. Tidningen kommer ut varje torsdag, 45 gånger per år. Prova gratis här.