Kommuner kan lära staten om styrning genom IT

Budgetpropositionen är lagd men det dröjer innan vi vet vilket utrymme för reformer som faktiskt finns i de offentliga budgetarna. Samtidigt är det förvånansvärt tyst om själva förvaltningspolitikens innehåll, kanske för att det är ett svårkommunicerat område. Styrningen av den offentliga sektorns verksamheter med cirka en och en halv miljon arbetstagare är ett viktigt område. Där finns stora potentiella vinster som kan bidra till finansieringen av regeringens löften och där har modern IT en viktig roll. 

Efter hundratals möten med ledningsstaber i det offentliga Sverige ser vi stora utmaningar i hur IT används för styrning. Kort sagt så riskerar myndigheter, kommuner och landsting att gå allt mer i otakt med såväl samtiden som sinsemellan. 

De som kommit längst är landets kommuner som ofta har ett mer långtgående fokus på medborgare och medarbetare jämfört med resterande offentlig sektor. De har dessutom en mer späckad åtgärdslista med förbättringar. Ofta ligger de till och med längre fram än stora företag. Men varför är det så, och vad finns att lära?

Som exempel kan nämnas att avståndet till medborgarna är relativt kort inom kommunsfären. De kommunala tjänsterna utförs nära många medborgare i alla åldrar och brukarperspektivet har slagit igenom i arbetskulturen. De kommunala förvaltningarna möter därför snabbt ändrade krav och nya förväntningar. 

Konkurrensutsättningen i kommunerna har dessutom bidragit till att effektivisering skett inom många olika områden och att kommunerna måste ha kontroll på sina kostnader och intäkter. Ett stort stöd i arbetet är väl utarbetade nyckeltal och ett bra IT-stöd. Även landstingens och vissa större myndigheters verksamhet sker nära medborgarna men ofta med fler lager av yrkeskårer mellan allmänheten och beslutsfattarna. 

Ett annat exempel är att det så kallade strategiska gapet ofta är mindre hos kommunerna. Med det menas att politikernas visioner om till exempel IT och medborgarservice har en kortare väg till verksamheten än hos många landsting och myndigheter. Att fylla och konkret bryta ner målsättningar till rimliga praktiska åtgärder kräver intern dialog och möjlighet att styra om pengar och personal. 

Det finns bra exempel från kommuner och idéer på handgrepp som kan ge viktig inspiration. Bland annat finns mycket att vinna på att separera den kortare strategiska förändrings- och utvecklingsagendan från den mer kvalitetsinriktade och större produktionsplanen. Där har flera kommuner kommit långt.

Det kan också handla om att fördela om budgetutrymme så att investeringar i utveckling kan ta mer plats, liksom att säkerställa värde för pengarna genom regelbundna nyttokalkyler. Vi ser också goda vinster i att göra omvärlds- och självanalys på flera nivåer i organisationen som ett självklart första steg före verksamhetsplanering och rambudgetering. Till sist bör vi också bli bättre på att ta vara på goda exempel. Vartannat år vid stora Kvalitetsmässan i Göteborg delas ett tiotal kvalitetspriser ut till lyckosamma initiativ/projekt inom offentlig sektor. Vi har följt dessa under många år och ser att merparten av initiativen knappt sprids.

Så avslutningsvis: Utvecklingen av den offentliga styrningen kan gå snabbare och ge utrymme för reformer utan att de offentliga kostnaderna ökar – tvärtom finns stora vinster att hämta. Vi ser redan bra exempel; just nu initierar till exempel landets 21 länsstyrelser ett gemensamt införande av beslutsstöd för att förenkla och förbättra uppföljningsarbetet för chefer, men också utveckla möjligheten till benchmarking mellan länsstyrelserna.

Men det krävs att den offentliga styrningsfrågan tas på allvar och att vi lär av goda exempel, inte minst från kommunerna. Kvaliteten i svensk förvaltningspolitik förtjänar att höjas och uppmärksammas mer som det egna politikområde det ju är. Först då kan den bidra till finansieringen av regeringen löften.

Det här är en opinionstext publicerad i Dagens Samhälle. Åsikterna som uttrycks i artikeln står skribenten/skribenterna för.