Effektivisering

Hetsjakten på minskad administration har lett fel

Många yrkesgrupper i Sverige är i dag översvämmade av administration som kräver tusentals arbetstimmar. Lärare, undersköterskor och chefer lägger allt mindre tid på sina kärnuppgifter: undervisa, ge omvårdnad och utöva ledarskap. Jakten på att minska administrationen har lett till att vi jobbar fel. Minskad byråkrati får vi bara om rätt personer gör rätt saker.

Den administrativa bördan har ökat. Nya lagkrav, ökade krav på statistik och återrapportering och fler upphandlingar kombinerat med datasystem som inte är användarvänliga försvårar för personalen. Samtidigt har administrativa stödfunktioner rationaliseras bort.

I Stockholm har de kommunala verksamheterna haft hårda krav på sig att minska administrationens andel av kostnaderna i verksamheten och det arbetet har följts upp noggrant. Den dåvarande borgarliga majoriteten argumenterade för att kravet på besparingar i de administrativa kostnaderna skulle minska byråkratin. Tyvärr har det snarare förvärrat situationen. 

Det som har hänt är inte att administrationen har försvunnit – utan administratörerna. Löneassistenter, ekonomi- och bemanningsassistenter och andra administrativa stödfunktioner har rationaliserats bort. I vissa fall har man insett att verksamheten inte klarar sig utan dessa tjänster, och då har annan personal fått ta över uppgifterna. Förskollärarna sitter framför datorer istället för att ta hand om barnen för att siffrorna som visar andelen administration i verksamheten ska se bättre ut. Att göra det som ser rätt ut istället för att göra det som är rätt för verksamheten har blivit ett krav. 

Välfungerande organisationer, korta ledtider och så smarta lösningar som möjligt ska alltid vara en målsättning för stadens verksamheter. Men administration kommer att finnas – frågan är vem som ska utföra den. Administrativa uppgifter tar längre tid för de som gör dem sällan. Om målet är att verkligen effektivisera verksamheten och minska onödig administration är det bästa att låta den skötas av proffs. 

Vi vill se rätt person på rätt plats och att arbetstiden läggs på rätt saker. Chefer ska inte skruva upp hyllor på äldreboenden för att man dragit ner på vaktmästartjänster. Barnskötare ska inte ägna en halv arbetsdag åt att ringa in vikarier för att det inte finns någon som hjälper till med bemanningen. Vi tar nu bort kravet att administrationens andel av verksamhetens kostnader måste minska varje år. Det gör vi inte för att vi gillar onödig byråkrati – det är för att vi tycker att rätt person ska göra rätt saker. 

Professionernas yrkeskunnande måste respekteras, och de måste få större möjlighet att själva lägga upp sitt eget arbete – det måste gälla även inom kvinnodominerade yrken i den kommunala sektorn. Vi litar på vår personal. Det är de som är bäst lämpade att ta beslut om behoven i sin egen verksamhet. Om det finns utrymme att minska byråkratin och sänka administrationens andel av kostnaderna så välkomnar jag det men vi lägger inte ytterligare sparkrav på redan slimmade verksamheter. 

Det är lärarnas förmåga att undervisa, undersköterskans kunskaper om omvårdnad och kännedom om den åldrande individen och chefernas förmåga att entusiasmera och bygga fungerande grupper som driver kvaliteten i våra verksamheter. Administratörerna är ovärderliga stödfunktioner som hjälper chefer och anställda att kunna fokusera på det de är bäst på.

Det här är en opinionstext publicerad i Dagens Samhälle. Åsikterna som uttrycks i artikeln står skribenten/skribenterna för.

Läs hela Dagens Samhälle

Dagens Samhälle vänder sig till beslutsfattarna på den offentliga marknaden. Tidningen kommer ut varje torsdag, 45 gånger per år. Prova gratis här.