Upphandling

Dyrt i längden upphandla personal till lägsta pris

Offentliga upphandlingar ska säkerställa att vi får så mycket som möjligt för våra skattepengar. Ett bra syfte. Men när det gäller tillvägagångssättet för att uppnå syftet blir effekten ibland det motsatta. När det gäller bemanning och rekrytering blir ofta upphandling till lägsta pris dyrast i längden, skriver Anna Johansson, Key Account Manager offentlig sektor på Poolia och samt Fredrik Tamm, sakkunning inom offentliga affärer och grundare av Doublecheck AB.

Den offentliga sektorn omsätter årligen enorma belopp. Baserat på 2015 års faktiska inköp från Sveriges samtliga myndigheter, kommuner och landsting, uppskattas den offentliga marknadens upphandling av bemanning och rekrytering till minst 1,4 miljarder kronor, enligt beräkningar genomförda av marknadskonsultföretaget Doublecheck.  

Ett grundläggande syfte med offentlig upphandling är att våra gemensamma skattemedel ska användas så effektivt som möjligt. För produkter där upphandlarens behov är likvärdigt och konstant över tid fungerar det ofta bra att fokusera på pris som urvalskriterium. Men vid upphandling av kompetens riskerar enorma belopp att gå till spillo till följd av felaktiga eller ofullständiga förfrågningsunderlag, ineffektiva upphandlingsprocesser och fastlåsningar i ramavtal som inte levererar det myndigheterna behöver.

Det finns en uppenbar risk att parterna i en affär som handlar om människor och deras framtida trygghet, vilket en arbetsplats faktiskt är för många personer, glömmer bort individen. Det skapas helt enkelt en grund för missförstånd och misstroende när offentlig sektor upphandlar bemanning och rekrytering med lägsta pris som enda skiljande faktor.

Vi ser ett behov av att upphandlingarna måste skifta fokus. Först och främst måste det handla om att säkerställa att rätt person hamnar på rätt plats. Önskvärda kompetenser och personliga egenskaper varierar ofta över tid i en verksamhet – något som därför kräver en större flexibilitet i upphandlingsprocessen.

För att bygga framgångsrika organisationer och företag behövs människor som kan åstadkomma resultat - människor med olika kompetenser, drivkrafter och motivation som matchas till organisationer där de kan utnyttja sin fulla potential och därmed skapar värde.

Upphandlare och leverantörer har samma mål – att den person som anställs eller hyrs in ska bidra till verksamheten genom att utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. För att nå detta behöver upphandlaren vid varje enskild upphandling analysera organisationens behov och önskemål så att kravspecifikationen och därmed också förfrågningsunderlaget motsvarar organisationens aktuella behov. Då får leverantören rätt utgångspunkt för sin matchning av uppdraget. Dessutom får den som anställs bättre förutsättningar att leverera det som faktiskt förväntas.

Inom flera yrkesgrupper, exempelvis vissa ingenjörsområden, är tillgången på personal idag begränsad. Det råder hård konkurrens om kandidaterna, som kan välja och vraka bland positioner inom såväl offentlig som privat sektor både i Sverige och internationellt.

Positioner inom offentlig sektor är ofta avgörande för en fungerande samhällsstruktur. Självklart ska upphandlare ställa höga krav på sina leverantörer.

Men de seriösa leverantörer som erbjuder lösningar på offentliga organisationers viktiga behov av att bemanna eller besätta positioner ska inte behöva jämföra sig med 1800-talets omhändertagande av föräldralösa barn, där de med lägst ersättningskrav fick ta hand om barnet.

Att hantera upphandling av personal bättre är viktigt ur ett samhällsperspektiv, men också ur ett människosynsperspektiv. De totala samhällskostnaderna till följd av ineffektiv upphandling är svåra att överblicka om följder som sjukskrivningar och organisationer som misslyckas med sina uppdrag räknas in.

Vi vill att offentlig sektor ska lyckas med sina upphandlingar. Vi måste tillsammans förändra synsättet på hur personal upphandlas, så att upphandlingarna blir mer än en administrativ skrivbordsprocess. Människor är inte förbrukningsvaror och matchning av medarbetare bör baseras på kvalitet och utgå från det organisationen faktiskt behöver. Då möjliggörs att rätt person matchas till rätt jobb. Det tjänar vi alla på. 

Det här är en opinionstext publicerad i Dagens Samhälle. Åsikterna som uttrycks i artikeln står skribenten/skribenterna för.

Läs hela Dagens Samhälle

Dagens Samhälle vänder sig till beslutsfattarna på den offentliga marknaden. Tidningen kommer ut varje torsdag, 45 gånger per år. Prova gratis här.