Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

söndag09.05.2021

Kontakt

Annonsera

E-tidning

Meny

Starta din prenumeration

Prenumerera

Sök

Ledarskap

Var tredje offentliganställd: Möten är slöseri med tid

Publicerad: 7 oktober 2019, 10:20

Tråkiga. Bortkastad tid. Många möten döms ut av tjänstepersoner i både offentlig och privat sektor.

Foto: Peter Holgersson, Bildbyrån

Byråkrater sägs ha lika många ord för möten som inuiter har för snö och en tjänsteperson tillbringar i snitt fem arbetsveckor per år i olika sammanträden – som ofta är dåligt förberedda.


Ämnen i artikeln:

MötenKarriärChefChefens utmaningar

Var tredje anställd i offentlig sektor tycker att mötena på arbetsplatsen är tråkiga, slöseri med tid och att de inte ger energi. De uppger också att det inte alltid finns något underlag när beslut ska fattas.

– Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus, säger Fredrik Bauer från företaget Mötesutveckling, som gjort studien.

Undersökningen omfattar drygt 500 heltidsanställda tjänstepersoner på arbetsplatser med minst 26 anställda. Hälften arbetar i offentlig sektor, andra hälften i privat sektor, och de har svarat på en rad enkätfrågor.

Av svaren att döma deltar de i genomsnitt i fem möten per vecka. Möten som ofta är en timme långa. Chefer har ännu fler möten – en del deltar i möten minst två gånger per dag.

Men det är vanligt att de som deltar i möten bara är fysiskt närvarande och har tankarna på annat håll. Många kollar mejl, läser sms eller använder sin telefon eller dator till något annat. Samtidigt är andras brist på uppmärksamhet det som irriterar folk mest.

Nöjdast blir mötesdeltagare om mötet leder fram till beslut. Men inte ens hälften av dem som deltagit i enkäten uppger att de alltid vet vad som har bestämts när ett möte avslutas.

Att klaga på dåliga och onödiga möten har dock blivit något av en folksport. Den som suckar över veckomöten, avstämningsmöten och strategimöten får lätt medhåll och känner gemenskap med andra.

– Det finns en utbredd kultur av att ogilla möten och vi har alla upplevt dåliga möten, säger Christoph Haug, mötesforskare och lektor vid institutionen för sociologi och arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet.

Han lyfter fram att det är enklare att avfärda ett helt möte som långdraget och meningslöst än att peka ut en kollega som pratat för mycket. Möten kan också kännas obekväma om de blottar konflikter i organisationen. Men det behöver inte betyda att mötet är dåligt.

– Självklart har den som kallar till ett möte ansvar för att klargöra syftet, förbereda sig och skicka ut information som andra behöver för att kunna bidra. Det krävs ingen forskning för att komma fram till det. Det intressanta är varför det ändå hålls dåliga och oförberedda möten, säger Christoph Haug.

Han planerar en studie kring olika möteskulturer och vill ta reda på vad som händer om någon försöker rucka på dem.

– Möten upprätthåller ofta en maktbalans mellan olika grupper. Vill någon då ändra mötesrutiner kan den misstänkas ha en dold agenda och vilja gynna eller missgynna någon.

Själv organiserade Christoph Haug för ett par år sedan ett möte med andra mötesforskare. Då testade han att avvika från standardformatet för konferenser.

Alla studier skickades ut i förväg och tanken var att ersätta traditionella 20-minuterspresentationer med öppna samtal om allt innehåll. Men det föll inte i god jord, eftersom deltagarna var vana att få feedback på sin egen presentation.

– Möten är i praktiken oflexibla ritualer som man helst inte ändrar på. Till och med mötesforskare kan vara skeptiska mot att pröva något nytt. Men de kom med förslag på ändringar, i stället för att efteråt klaga på mötet, säger Christoph Haug.

Missnöje och besvikelse föds ofta ur felaktiga förväntningar, så mötesutvecklaren Fredrik Bauer uppmanar alla som ska delta i ett möte att ta reda på varför det hålls.

– De som har effektivast möten kräver syfte, mål och agenda i större utsträckning än andra, säger han.

Möten kan dock ha syften som är svåra att definiera och som inte ens den som ordnar mötet alltid är medveten om.

– Möten hålls för att svetsa samman grupper, för att chefen vill avläsa stämningar eller för att någon vill visa upp sig eller sin verksamhet, säger Patrik Hall, som är professor i statsvetenskap vid Malmö universitet och forskar kring byråkratiseringstendenser i offentlig förvaltning.

Han gav nyligen ut ”Mötesboken”, som han författat tillsammans med två forskarkolleger. En av medförfattarna, sociologiprofessorn Malin Åkerström, konstaterade för några år sedan att byråkrater har lika många ord för möten som inuiter har för snö och knarkare för narkotika.

Patrik Hall ger en rad exempel: samsynsmöte, testmöte, internmöte, strukturmöte, lunchmöte, lyssnarmöte och peppingmöte. Alla tagna ur en verklig chefs kalender.

– Det finns flera hundra beteckningar på möten, bara på kommunal nivå, säger han.

Men Patrik Hall tycker att möten är en smula förtalade. Tiden de slukar framställs ofta som mer bortkastad än den faktiskt är.

– Möten kan bidra till att hålla ihop en stor organisation, till exempel en kommun med flera tusen anställda. Och chefer deltar i många möten för att representera organisationen och för att markera att mötet är viktigt.

Han konstaterar dock att möten har en tendens att generera nya möten.

– Det ställs numera ofta krav på samverkan mellan olika organisationer. Då måste människor träffas och beslut ska förankras. Samverkan är väldigt viktig, men innebär också risk för byråkratisering.

Cecilia Granestrand

Reporter + redaktör Tema

cg@dagenssamhalle.se

Dela artikeln:


Nyhetsbreven som ger dig bäst koll på samhället

Välj nyhetsbrev