Så får chefen hemarbetet att funka

Folkhälsomyndigheten uppmanar alla som kan jobba hemma att göra det i kampen mot coronapandemin.

Det här gäller inte minst Stockholmsregionen, som har flest smittade i landet och där människor ofta vistas tätt intill varandra.

Distansarbete har funnits länge. Företag eller offentliga organisationer kan, för att framstå som attraktiva arbetsgivare, erbjuda medarbetare att jobba hemma. I flera kommuner och regioner ingår distansjobb också i klimatstrategin.

Men det är en annan sak om hela arbetsplatser måste arbeta hemifrån. Hur håller man ihop gruppen och får verksamheten att fungera? Den amerikanska nyhetskanalen CNN kallar coronaviruset för världens största experiment för distansarbete.

Marcela Sylvander, seniorrådgivare på Paues Åberg Communications, har tidigare arbetat med kommunikation bland annat inom Försvarsmakten och Boliden. Hon har en rad tips på vad arbetsgivare bör tänka på vid distansarbete.

Centralt är att vara tydlig i kommunikationen med medarbetarna.

– Många famlar och fattar inte beslut kring mötesordning, hemarbete, rekommendationer eller vad de vill att medarbetare ska göra. De måste vara tydliga, säger hon.

– Om besluten skiljer sig från vad myndigheterna rekommenderar – förklara varför så att det inte råder någon tvekan hos medarbetarna om vad som gäller.

Det är också viktigt att lika regler gäller för alla, framhåller Marcela Sylvander.

– Ställ inte underchefer eller medarbetare inför att de själva måste tolka om de ska vara hemma eller inte. Det skapar förvirring och oro om de inte får tydliga direktiv av sina överordnade.

I dag finns en hel flora av kommunikationskanaler: mejl, Slack, Skype, Zoom, Google hangouts, Teams …

– Arbetsgivaren måste bestämma att i den här kanalen kommer viktig information, till exempel om corona, så att man inte lägger bördan på den enskilde att hitta informationen själv, säger Marcela Sylvander.

Hon varnar dem som ansvarar för kommunikationen med distansarbetande medarbetare för att göra egna sammanfattningar av information från myndigheter.

– Länka hellre till rekommendationer från myndigheter i stället för att sitta och klippa och klistra. För det blir lätt osammanhängande och är svårt att hålla uppdaterat.

Hur håller man ihop en grupp när alla sitter på olika håll? Marcela Sylvander vill lyfta fram hur viktigt det sociala samspelet är.

– Man måste vara lyhörd för att alla inte har optimala förhållanden för att sitta hemma och jobba, men kanske inte vågar ventilera det. Som chef har man stort ansvar för att det ska fungera, säger hon.

– Människor har också behov att prata om arbetet. Då måste man försöka hitta forum för hur medarbetarnas frågor och oro fångas upp, och öppna för idéer.

Det är viktigt att hålla regelbundna möten, kanske varje dag klockan 10. Arbetsgivaren bör återkomma med kontinuerlig information även om man inte har några direkta nyheter att komma med.

– Och man kan ta distansfika tillsammans klockan 15!

I vilken grad distansarbete förekommer skiljer sig mellan kommunerna. I Karlstad handlar det om ett mindre antal medarbetare.

– Vi uppmanar dem som är friska att jobba och dem som är sjuka att stanna hemma. Smittspridningen har inte kommit lika långt här som i storstadsområdena, säger Katarina Lindström, kommunikationsdirektör i Karlstad.

– Vi har informerat om vilken teknik medarbetarna kan använda om de arbetar hemma.

Täby följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer när det gäller hemarbete.

– Vi har, som många kommunala kollegor, tolkat det så att möjligheten att jobba hemma måste ställas mot kommunens uppdrag att bedriva samhällsviktig verksamhet. Den operativa verksamheten upprätthålls som vanligt, men personer med administrativa befattningar kan i högre utsträckning arbeta hemma, säger Sofia Birk, hr-chef i Täby kommun.

Medarbetare stämmer av med närmaste chef om hemarbete. Kommunen har tekniken på plats, till exempel möjligheten till digitala möten via Skype.

– Vi har utökat våra beställningar vad gäller telefonkonferenser och även utökat antalet digitala arbetsplatser, säger Sofia Birk.

Arbetsgivaren har ansvar för exempelvis arbetsmiljö, även om medarbetare arbetar hemifrån. Hur klarar man det?
– Vårt kommunhus är helt aktivitetsbaserat, och det har gett oss en vana att arbeta med ledning och styrning på ett helt annat sätt än när man har alla medarbetare i en korridor runt omkring sig, säger Sofia Birk.

I Solna hanteras rekommendationerna om hemarbete på liknande sätt.

– Det vi gått ut med centralt är att man stämmer av med sin närmaste chef om distansarbete. Vi har ingen övergripande rekommendation, utan varje förvaltning och avdelning får titta på sin egen organisation, vilka nyckelfunktioner som finns, säkerställa uthållighet och göra organisationen mindre känslig, säger Rasmus Sandsten, presschef i Solna stad.

Även medarbetare som är på plats använder sig mer och mer av digitala möten.

– Man behöver inte samlas i mötesrum och trängas. Kanske hälften av mötesdeltagarna är sådana som jobbar hemma och hälften sitter här i huset, säger Rasmus Sandsten.

– Vi använder större möteslokaler, och det känns som att människor med automatik sprider ut sig.

Hans Perkiö