De sänkte sjuktalen – med ny mötesmodell

Projektet 4-Ess (Smart Samverkan i Småland Sydost) har pågått sedan oktober 2017 i de tre medverkande kommunerna Torsås, Ljungby och Vimmerby.

– Målet för oss har varit att sänka våra sjuktal och minska antalet heltidssjukskrivningar, säger Mathilda Rainford, hr-specialist på Torsås kommun.

Modellen låter inte särskilt avancerad. Det är den inte heller. Men under de två år den använts har den bidragit till en tydlig minskning av sjuktalen bland de anställda i de tre kommunerna.

– Det här är någonting vi har gjort med ganska enkla medel. Det handlar om att alla tar sin roll som det är tänkt att det ska fungera, säger Peter Karlsson, områdeschef för Försäkringskassan Småland Sydost.

Försäkringskassan har varit projektägare och en del av finansieringen har kommit från EU via Europeiska socialfonden. Fyra vårdcentraler i Region Kronoberg och Region Kalmar län har deltagit. Avstämningsmöten varje vecka, där Försäkringskassan, kommunen och sjukvården möts, har varit en grundbult.

– Den fasta avsatta tiden varje torsdag har varit värdefull. Förut kunde det ibland gå flera veckor innan det gick att få till ett möte. Cheferna tycker att det är jättebra med så snabba möten och att alla tillsammans får komma in i processen tidigt, säger Mathilda Rainford.

Mötena leds av närmaste chef för den anställde som berörs av sjukskrivningen. Den anställde själv är också med. Från sjukvårdens sida har det i Torsås ofta varit Git Nilsson, rehabkoordinator på Torsås vårdcentral, som deltagit.

– Mötet handlar både om den enskildes ansvar och arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. Den anställdes egenansvar betonas: vad man själv kan göra för att må bättre, kanske en livsstilsförändring som vi på hälsocentralen kan hjälpa till med, berättar hon.

Enligt Git Nilsson har de flesta som deltagit i projektet varit anställda i skolan och omsorgen som drabbats av psykisk ohälsa på grund av stress. För henne har projektet inneburit en dramatisk förbättring i möjligheterna att hjälpa dessa jämfört med hur det fungerade tidigare.

– Att vi samlar in patienternas samtycke gör att alla parter kan vara med i samtalet och ta del av informationen. Då kan jag ringa till chefen på kommunen eller till Försäkringskassan och stämma av utan att behöva skaffa ett tillstånd först. Sedan projektet startade har jag också fått mycket mer tid att följa upp patienterna, säger hon.

Även Arbetsmiljöverket har deltagit i projektet, utbildat chefer i kommunerna och hjälpt till att ta fram en samtalsmall för de veckovisa avstämningsmötena.

– Utbildningen för cheferna har bland annat handlat om att kunna se tidiga signaler och att kunna ta svåra samtal med sina medarbetare i de situationerna, berättar Peter Karlsson på Försäkringskassan.

Från Försäkringskassans sida har en av de viktigaste poängerna med 4-Ess-projektet varit att tydliggöra det ansvar kommunen har som arbetsgivare.

– Arbetsgivaren har den viktigaste rollen och behöver kunna se och fånga upp tidiga signaler på ohälsa. Därför har det varit viktigt att den närmaste chefen lett mötena och haft ansvaret för att ta fram en rehabiliteringsplan som vi diskuterat på mötena, säger Peter Karlsson.

Projektet har inte bara riktats mot kommunanställda med en pågående sjukskrivning, utan även mot dem i riskzonen för att bli sjukskrivna.

– Chefen på kommunen kontaktar mig om någon anställd har haft en hög sjukfrånvaro en tid. Den anställde kallas sedan till möte, berättar Git Nilsson.

Mathilda Rainford på Torsås kommun tror att detta är en av framgångsfaktorerna bakom projektets goda resultat. I Torsås har den totala sjukfrånvaron minskat från 7,8 procent av arbetstiden under 2016 till 5,8 procent under perioden januari till och med augusti 2019 – den största minskningen bland de tre kommuner som deltagit.

– Tidiga insatser har varit nyckeln för att lyckas. Vi har fått ett samarbete och en dialog som fungerar väldigt bra mellan kommunen, regionen och Försäkringskassan.  Tillsammans har vi kunnat jobba med att sätta in tidigare insatser för att undvika sjukskrivning eller kunna gå från heltids- till deltidssjukskrivning, säger Mathilda Rainford.

Även i Ljungby och Vimmerby har sjukfrånvaron minskat, om än inte lika mycket som i Torsås. I alla de tre kommunerna har fler sjukskrivna än tidigare kunnat gå tillbaka till arbete helt eller på deltid efter att ha varit med i projektet.

Hur många sjukskrivningar som kunnat undvikas helt och hållet är svårare att mäta. Men resultaten har totalt sett varit så goda att modellen med avstämningsmöten varje vecka kommer att fortsätta även efter att projektet avslutades den sista oktober. Kanske kommer satsningen nu att spridas till fler kommuner.

– Det finns ett intresse för det arbete vi har gjort här. Det borde finnas goda förutsättningar att göra samma sak i andra delar av landet, säger Peter Karlsson.