”Chefer har jättesvåra uppdrag – allt i offentlig sektor är komplext”

Coronapandemin är den avgörande faktorn för att Klara Palmberg Broryds bok ”Komplexitet” publiceras just nu. 

– Under pandemin har komplexitet och oförutsägbarhet hamnat högt upp på agendan. De flesta har fått känna på det både i yrkesliv och privatliv. Att det blivit svårt att planera och att saker hänger väldigt mycket ihop med varandra, säger hon. 

I boken har hon samlat kunskap från sin forskning som ledde fram till disputation med en avhandling om komplexitet 2009. Men minst lika mycket från erfarenheterna i arbetslivet sedan dess. Främst från tiden som strategi- och förnyelsedirektör i Nacka kommun. 

– I offentlig sektor finns en politisk styrning och tjänstepersoner som ofta har ganska starka professioner. Oavsett om det handlar om hälso- och sjukvård, stadsplanering, socialtjänst eller utbildning så är det många starka duktiga professioner som dessutom behöver göra saker ihop vilket vi inte alltid är så tränade på, säger Klara Palmberg Broryd.

Det är framför allt stadsplanering och hennes arbete med det nya bostadsområdet Kvarnholmen i Nacka som hon lyfter fram som exempel i boken. 

– Fastän varje profession har sina perspektiv när man ska planera en ny stadsdel är det först när de alla möts och tillsammans skapar en stadsdel som det blir något. Alla som har varit del i ett stadsbyggnadsprojekt kan nog känna igen sig i att det är komplext. Där hade jag möjlighet att tillämpa min forskning och den grunden jag står på. 

Vad behöver kommuner och regioner lära sig för att arbeta mer effektivt med komplexa frågor?
– De som lyckas, både enskilda kommuner och regioner eller enskilda chefer och medarbetare, är ofta duktiga på att ta in olika perspektiv, acceptera stora osäkerheter och stor komplexitet. Där man går på nitar är när man tror att tillvaron går att kontrollera och planera i detalj.

Vilket är det vanligaste misstaget?
– Min personliga erfarenhet är att det är när man försöker förenkla för mycket. Bortser från perspektiv och tänker att ”det kan vi avgränsa bort”. Man gör ett arbete för smalt och säger att ”det där är inte vår fråga”. I kommuner hänger saker väldigt nära ihop. Barns säkra skolvägar berör till exempel både utbildning, trafikplanering och stadsplanering. Sådana frågor måste man lösa tillsammans. 

För den som har en ledarroll är vikten av ödmjukhet inför komplexa förhållanden något hon lyfter fram gång på gång.

– Att inte tro att man behöver ha alla svar själv. Och våga vila i att det är komplext. Chefer i offentlig sektor har jättesvåra uppdrag – uppdrag som de inte kan lösa ensamma utan behöver hjälpas åt med. 

LÄS MER: Professor sågar värdegrunder: ”Kan leda till åsiktsförtryck”. 

Att testa saker i liten skala är en annan av hennes käpphästar.

– Då lär man sig vad som fungerar och vad som inte fungerar. Ett litet test betyder också liten risk, lite prestige och ofta en liten kostnad. När man gör väldigt stora tester, stora implementeringar eller förändringar innebär det ofta stor risk och stora kostnader. 

Pandemin har medfört många bra exempel på vikten av småskaligt testande, enligt Klara Palmberg Broryd.

– Till exempel provtagningen, som var en jättekomplex fråga våren 2020 och nu har blivit en ganska enkel fråga. Det har gått från någonting som vi inte hade en aning om hur det skulle gå till till något som vi har bra, robusta rutiner för. Efter hand såg man vad som fungerade och vad som inte fungerade, gjorde mer av det som fungerade och släckte ned det som inte fungerade. Man lärde sig av varandra. 

Det knyter också an till begreppet ”ömsesidigt beroende”, som hon återkommer till flera gånger i sin bok. 

– Det är ett uttryck vi sällan använder i dag. Och kanske till och med inte har tyckt varit så fint. Man har tänkt att man ska klara sig själv på sin förvaltning eller enhet. Nu under pandemin har vi sett att det det inte fungerar. Då behöver man omfamna att det finns ömsesidiga beroenden. Det är ett vackert uttryck. 

Att jobba i team som inte är så homogena är enligt Klara Palmberg Broryd en nyckel för att lyckas. 

– Ska man lösa ett komplext problem är det bättre ju fler perspektiv man har i arbetsgruppen. Desto större chans är det att man fångar upp dimensioner man inte skulle ha fångat upp annars. Om vi alla har gått samma utbildning och har ungefär samma arbetslivserfarenhet kommer vi att se ungefär samma saker. Då finns det risk att vi blir överraskade av sådant vi inte hade tänkt på.

Hon använder tv-programmet ”Så mycket bättre” som ett något oväntat exempel för att illustrera hur man kan bygga samhörighet i en grupp. 

– När jag tittar på ”Så mycket bättre” fascineras och inspireras jag av hur de på väldigt kort tid lyckas skapa relationer mellan de deltagande artisterna. De sjunger varandras sånger, tar del av varandras berättelser och knyter an till varandra väldigt snabbt. De blir vad vi skulle kalla ett starkt team. Hur kan vi i offentlig sektor hitta motsvarigheten när vi ska sätta ihop ett nytt team eller en ny ledningsgrupp? Där vi lär känna varandra lite utöver yrkesrollen. Om det handlar om att lösa komplexa problem där vi är ömsesidigt beroende av varandra så har vi nytta av att vi har skapat ganska starka relationer.