Utvärdering: Borlänge sparar miljoner på distansarbete – ”Finns många fördelar”

Distansarbete har gått från nödtvång under pandemins första år till det nya normala, för kommunanställda som har möjlighet att jobba hemifrån. Men vad innebär det för medarbetarna, lokalbehoven och miljön? Det har Borlänge kommun tagit reda på. 

Kommunen gjorde förra året en gedigen förstudie kring distansarbete och genomförde sedan ett pilotprojekt som nu har utvärderats.

– Före pandemin var vi väldigt restriktiva med distansarbete – alla jobbade på kontoren. Så även om distansarbete inte är särskilt udda i dag upplevdes det då som en stor förändring, en lite ”crazy idé”, säger projektledaren Sandra Sjöberg.

Totalt 102 medarbetare inom samhällsbyggnadssektorn erbjöds att arbeta halvtid på distans med en strikt schemaläggning av närvaron på kontoret. Varje skrivbord skulle användas av två personer, som då inte kunde vara på plats samtidigt. Omkring 70 anställda nappade och skrev avtal om distansjobb halva sin arbetstid. 

Under ett halvår följdes pilotprojektet upp ur flera olika aspekter. Hur påverkades arbetsmiljön? Lokalbehovet? Och minskade koldioxidutsläppen av färre resor till arbetsplatsen?

Nyligen presenterade Sandra Sjöberg en omfattande slutrapport, men vissa slutsatser drogs redan i somras och har lett till åtgärder. Medarbetare fortsätter att arbeta på distans, men får numera tillsammans med sin chef avgöra vilka dagar det passar bäst. 

– Schemaläggningen upplevdes som oflexibel. Den tog bort känslan av att det är en förmån att kunna arbeta på distans, berättar Sandra Sjöberg.

Syftet med schemaläggning var att medarbetare i en och samma verksamhet skulle vara på kontoret samtidigt, men det kravet släpps nu. 

– Många tyckte inte det var nödvändigt utan att det fungerade bra med digitala möten. 

Flexibiliteten innebär dock att de som delvis arbetar på distans inte längre har ett eget, om än delat, arbetsrum. Nu är det flexplatser som gäller – vilket betyder att medarbetarna får leta reda på ett ledigt skrivbord när de kommer till jobbet. Trots att utvärderingen visade att de flesta föredrog att ha en bestämd plats.

– Reaktionerna har varierat, men de flesta förstår att vi inte kan ha reserverade rum som ofta står tomma, säger Sandra Sjöberg. 

I slutet av förra året blossade en debatt upp om hur effektiviteten i arbetet påverkas av att medarbetare inte är på samma plats. Enligt konsultföretaget Boston Consulting Group blir mötena fler och utvecklingsarbetet går långsammare. 

Borlänges utvärdering kan inte visa vilken inverkan distansarbete har på effektiviteten, men forskare vid Högskolan i Gävle ska så småningom ge svar på frågan. Där pågår ett forskningsprojekt kring flexibelt arbete, som Borlänge kommun och andra organisationer ingår i. 

Men hur färre arbetsresor påverkat koldioxidutsläppen finns det beräkningar på. 

I en förstudie uppskattades utsläppen kunna sänkas med minst 23 ton, kanske uppemot 33 ton, men slutrapporten visar att minskningen inte blev så stor som beräknat. En del av dem som tidigare rest med kollektivtrafik till jobbet började nämligen köra bil i stället de dagar de skulle infinna sig på kontoret. Det kostade dem mindre än att köpa månadskort för kollektivtrafik. 

Region Dalarna ska därför snart erbjuda ett kollektivtrafikkort som anpassats för dem som reser regelbundet men inte varje arbetsdag. 

– Jag tror att en sådan lösning är nödvändig, säger Sandra Sjöberg. 

Strax innan pandemin bröt ut våren 2020 hade hon i uppgift att förbereda en utökning av lokalerna, eftersom alla medarbetare inte hade lämpliga kontorsplatser. Men när påtvingat arbete hemifrån visat sig fungera bra blev planen i stället att minska lokalkostnaderna, med hjälp av distansarbete. 

Nu beräknar Sandra Sjöberg att de fem kommunala verksamheter som ingått i pilotprojektet sparar 1,5 miljoner kronor per år på att inte utöka sina lokalytor utan i stället ha kunnat säga upp hyreskontrakt. 

Hon hoppas att det noggrant utvärderade pilotprojektet ska vara till hjälp för andra kommunala förvaltningar när de ser över arbetsformer och lokalbehov.

– Jag ser inga nackdelar med flexibilitet. Distansarbetet anpassas ju efter verksamheten. Däremot finns det många fördelar med att göra det möjligt att distansarbeta – för miljön och kommunens ekonomi. 

LÄS MER: 

På jobbet en dag i veckan – så styr chefen på distans 

Ledarskapsforskaren: Chefens tre utmaningar i hybridarbetslivet