Chefen kopplas in tidigt vid frånvaro – ny metod ska minska sjukskrivningar

Riskorienterat arbetssätt. Så kallas den metod Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) lanserar för att minska sjukfrånvaron. Metoden bygger på forskning, samt intervjuer och undersökningar i flera kommuner och regioner.

– Det lite unika är att i stället för att göra generella insatser identifierar man vilka arbetsplatser och individer som verkar ha de största utmaningarna. Och så fokuseras stöd dit, säger handläggare Anna Östbom på SKR.

Region Skåne och Norrbotten har pilottestat arbetssättet. I Norrbotten minskade årskostnaden för sjukfrånvaron med 11 miljoner kronor.

Arbetssättet har fyra byggstenar. 

Två av dem uppmärksammar vissa grupper av individer:

* Medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro. Redan vid tre sådana frånvarotillfällen bör chefen ha ett samtal med dessa personer.

* Medarbetare som kommer tillbaka i arbete efter en längre sjukskrivning. De löper större risk att bli sjukskrivna igen.

Två byggstenar uppmärksammar vissa grupper av arbetsplatser:

* Arbetsplatser där många medarbetare har upprepad korttidsfrånvaro.

* Arbetsplatser med högre sjukfrånvaro än andra jämförbara arbetsplatser.

När individerna och arbetsplatserna har spårats ska åtgärder och stöd som kan minska frånvaron diskuteras.

– Vi har ingen kokbok med recept på exakt vilket stöd som ska sättas in. Men det kan till exempel vara samtalsstöd eller anpassade arbetsuppgifter. Det är viktigt att arbetsgivare, medarbetare och fackliga organisationer jobbar gemensamt med lämpliga åtgärder, säger Anna Östbom.

Anna Östbom, handläggare på SKR, hoppas att fler kommuner och regioner ska använda sig av metoden.

I Norrbotten och Skåne användes bland annat rehabiliteringskoordinatorer. De gav ett särskilt stöd till medarbetare som riskerade sjukskrivning, som var sjukskrivna eller var på väg tillbaka till jobbet efter sjukskrivning.

På arbetsplatsnivå användes ett riktat stöd. En hr-strateg stöttade chefer och medarbetare i att identifiera riskfaktorer, välja åtgärder och systematiskt följa upp och förbättra arbetet.

I det riskorienterade arbetssättet ingår aktiviteter på tre nivåer: lednings-, arbetsplats- och medarbetarnivå.

– Att ha en sådan kombination av perspektiv är viktigt för att lyckas, säger Anna Östbom.

Vilka är de viktigaste fördelarna med metoden?
– Att akututryckningarna från hr minskar. Jobbar man systematiskt i organisationen med de här frågorna får arbetsgivaren en bättre kontroll och kan sätta in åtgärder där de bäst behövs. 

I slutänden ska detta leda till en bättre arbetsmiljö, med lägre frånvaro och lättare att nyrekrytera.

Nu försöker SKR lansera arbetssättet på bred nivå. Ett fyrtiotal kommuner och regioner har skickat företrädare på SKR:s utbildningar och laddar nu för att börja angripa sjukfrånvaron enligt metoden.

Region Västmanland, till exempel. Med start i slutet av november börjar regionen praktisera riskorienterat arbetssätt på två pilotarbetsplatser.

– Allt kommer inte att bli perfekt från början. Vi får testa oss fram och lära oss längs vägen, säger arbetsmiljöstrateg Malin Lohela Karlsson på Region Västmanland.

2017 hade Västmanland de högsta sjukskrivningssiffrorna av landets regioner. Sedan dess har åtgärder vidtagits och siffrorna förbättrats, utan att för den skull vara bra. Den politiska ledningen har nu satt målet att sjukfrånvaron i Västmanland i slutet av 2023 inte ska vara högre än medelvärdet för landets regioner.

– Vi har utvecklat arbetsmiljöarbetet mycket de senaste åren och har nu en bra basplatta som alla jobbar med. Det som saknas är ett strukturerat sätt att identifiera de arbetsplatser och individer som behöver extra stöd. Den här metoden kan ge den extra dimension som vi i dag saknar, säger Malin Lohela Karlsson.

LÄS MER: De sänkte sjuktalen – med ny mötesmodell. 

Hon poängterar att det riskorienterade arbetssättet inte ska ersätta något i verksamheten.

– Men vi vill till exempel bli bättre på att lokalisera vilka arbetsplatserna med höga sjukskrivningsrisker är, så att vi kan ge cheferna rätt stöd och sätta in resurser där de behövs som mest.

I dag är huvudregeln i regionen att chefen tar ett hälsosamtal med medarbetare som har upprepade korttidsjukskrivningar

– Med den här metoden genomförs ett sådant samtal redan efter tre frånvarotillfällen. Det blir en viktig förflyttning, säger Malin Lohela Karlsson

Vad tilltalar er med det här arbetssättet?
– En viktig utgångspunkt för oss var att det är utvecklat med stöd i forskning. Och att det ger oss ett stöd för att jobba med sjukfrånvaron på medarbetar,- arbetsplats- och organisationsnivå samtidigt.

Om testet faller väl ut kan Region Västmanland skala upp metoden till fler arbetsplatser.

– Men då ska det vara en del av det ordinarie arbetet. Vi planerar inte att driva det här som ett projekt vid sidan av den vanliga verksamheten.

Malin Lohela Karlsson påtalar att insatser kopplade till arbetsmiljö och sjukfrånvaro måste ske på uppdrag av ordinarie chef och tillsammans med skyddsombud på berörd arbetsplats.

– Cheferna ska inte känna att det där är något som någon annan har ansvar för.

Förankring är därför A och O.

– Lägger man inte tid på förankringen av ett nytt arbetssätt är det svårt att få förståelse, acceptans och engagemang för det, säger hon.

Avsikten är att riskorienterat arbetssätt ska bidra till regionens långsiktiga mål att erbjuda hälsofrämjande arbetsplatser med låg och stabil sjukfrånvaro.

– Vi tror att den här analysen kan stötta oss i vår strävan att verkligen göra rätt saker på rätt plats.