Fråga: Hur smakar en verksamhetsplan?

Årets sista artikel på Perspektiv innan julefriden sänker sig är ett utdrag ur den kommande romanen Avanti! – en absurd satir om vad New Public Management gör med människor i arbetslivet. Den är skriven av Christer Hermansson, författare tillika kulturchef i Strängnäs kommun.

PERSPEKTIV. Aniela ville verkligen övertyga Leonard om att mindfulness var ett väsentligt verktyg i arbetet med att stärka kommunens organisation och att höja de anställdas kompetens. Därför formulerade hon ett noggrant och väl avvägt mejl till honom:

Leonard!
Jag har sammanställt en enkel övning i mindfulness som kan appliceras på valfri verksamhetsplan – vi har ju sex olika nämnder i kommunen som representerar de olika kärnverksamheterna. De anställda kan själva välja vilken de vill läsa eller så styr vi in dem på det område där de arbetar. Kanske är det mer praktiskt. Det får du avgöra. Så härföreslår jag:

Ett exempel på mindfulness
Den här övningen går ut på att läsa en verksamhetsplan med mindfulness. Ja, det är sant! En verksamhetsplan, nämndens politiska måldokument som gäller för ett år i taget, är kanske inte något du som enskild medarbetare kopplar ihop med mindfulness. Varför det? Du kanske tänker att det bara är ett bland många andra dokument som du får på mejlen eller ser på intranätet – och att det här inte angår dig. Men det stämmer verkligen inte. Genom att läsa en verksamhetsplan med en totalt medveten närvaro, mindfulness, bryter du din ovana att inte bry dig om kommunens måldokument och blir på riktigt väldigt närvarande i nuet och i ditt väsentliga arbete. Det kommer att förändra dig!

Annons

För denna övning behöver du: en mobil med tidtagarfunktion, en anteckningsbok (gärna kommunens röda som du kan hämta gratis i kommunhusets reception), en penna och en enskild arbetsplats som du kan vara på i lugn och ro. Läs igenom instruktionerna och börja sedan. Ta inte mer än 1 minut på dig för varje instruktion.

Ställ in timern på sju minuter och sätt i gång:

1. Håll i: Lägg verksamhetsplanen i dina händer. Tänk dig att du har fått den i julklapp och att du aldrig har sett en så fantastisk verksamhetsplan någonsin. Du är överraskad. Nästan chockad. Har inte kommunen slutat med julklappar?

2. Berör: Vänd på verksamhetsplanen och känn på den. Är den len, hård eller sträv? Du kan gärna blunda när du berör den för att förstärka ditt taktila intryck.

3. Titta: Betrakta noga verksamhetsplanen. Hur faller ljuset på omslaget när du håller upp den mot skrivbordslampan (om du har en sådan)? Är det något särskilt du lägger märke till på den utvalda bilden som illustrerar verksamhetsplanen? Blir du glad, ledsen eller känner du dig helt och hållet neutral? Vad tänker du om typsnittet? Är baksidan tillräckligt attraktiv?

4. Dofta: Håll verksamhetsplanen framför din näsa och andas in djupt. Doftar det? I så fall vad? Är det negativt eller positivt? Känns det väldigt kommunalt eller kanske mer kommersiellt i sitt uttryck?

5. Rör dig: Res dig upp med verksamhetsplanen i dina händer. Snurra runt, böj dig, håll sedan upp armarna, krama sedan om verksamhetsplanen som om det vore ditt nyfödda barn. För den försiktigt till din mun. Pussa dock inte verksamhetsplanen, tala till den, låtsasbit den försiktigt i sammanfattningen, utan att verkligen bita i den, och lägg märke till hur din tunga och mun reagerar. Känn efter och bara var i situationen. Det är inget kons tigt eller farligt.

6. Smaka: Förbered dig på att ta till de tyngre bitarna i verksamhetsplanen. Bläddra fram till budgeten och verksamhetsmålen. Var uppmärksam på ditt beteende. Placera verksamhetsplanen på rätt plats och börja tugga. Först försiktigt, sedan mer och mer intensivt. Hur smakar den? Gott, beskt eller kanske rent av himmelskt? Vad tycker du?

7. Svälj: När du känner dig redo att svälja de av dig utvalda delarna av verksamhetsplanen – försök samtidigt att känna impulsen i sammastund som den kommer. Tryckte du papperet bakåt mot svalget? Svalde du utan att relektera över vad som faktiskt står i verksamhetsplanen?

8. Smält: Kan du känna hur budgeten och verksamhetsmålen åker ner genom halsen och ner i magen? Vad tänker du? Anteckna hur det känns i munnen och hela din kommunanställda kropp nu när delar av verksamhetsplanen är försvunnen för all framtid.

Genomgång: Skriv ner svaren på dessa frågor:
A Vad tänkte du först när du läste genom instruktionerna? Till exempel: ”Lägg verksamhetsplanen i dina händer”, ”Betrakta noga verksamhetsplanen” eller ”Res dig upp med verksamhetsplanen i dina händer”.

B Har du över huvud taget brytt dig om enkommunal verksamhetsplan, hur den ser ut och smakar tidigare?

C Hur var verksamhetsplanen, hur luktade den? Hur kändes den i munnen och i magen? Smakade det annorlunda än andra väsentliga dokument i din arbetsvardag?

D Tänkte du någon gång: ”Gör jag verkligen på rätt sätt?!” Det är i så fall helt naturligt. Självkritiken får vi leva med och försöka göra det bästa av till och med när det gäller hanteringen av verksamhetsplaner!

E Började dina sinnen att vandra iväg och försvinna utanför arbetsplatsen? Väckte verksamhetsplanen kanske rent av våldsamma minnen, till exempel från barndomen eller skolan? Eller från tidigare arbeten där du varit underkuvad?

F När var du senast lika uppmärksam på vad du tuggade på?

Att vi i kommunen ber dig att skriva ner dina svar är för att du som enskild medarbetareverkligen ska tänka över vad du skriver och inte bara ska slarva dig igenom denna för alla anställda obligatoriska övning. Kanske anser du att hela övningen med verksamhetsplanen är fullständigt idiotisk. Men ändå fick du någon insikt med dig. Kanske har du för första gången på riktigt tagit del av en kommunal verksamhetsplan, du har till och med bitit i en sådan, du är delaktig, du är en del i en stor förankringsprocess, och det är själva poängen med denna övning i mindfulness. Att just du är närvarande i dokumenthanteringsprocessen.

Alla medarbetare reagerar olika på den här träningen i närvaro. Vissa kanske älskar den, andra hatar den och få är likgiltiga inför den. En del vill helt enkelt inte utföra den trots att den är obligatorisk. Men det är inte acceptabelt från ledningen. Alla ska göra den! Det är förstås helt normala reaktioner i en förändringsprocess. Vi hoppas ändå att du har fått med dig någonting från denna övning. I normala fall skulle du förmodligen knappast bry dig om någon verksamhetsplan, trots att det ingår i dina arbetsuppgifter, som arbetstagare ska du aktivt söka information om relevanta mål- och styrdokument för att kunna utföra ditt arbete på ett framgångsrikt sätt.

PERSPEKTIV. Vi är sällan helt närvarande när vi arbetar. Vi är sällan helt närvarande när vi läser kommunens olika verksamhetsplaner utan låter dem hellre bara vara. Det är lättare så. Men vi har alla en skyldighet att tillsammans utföra det kommunala arbetet på bästa möjliga sätt för alla invånare. Kanske har du nu för första gången verkligen smakat på och tagit del av en verksamhetsplan. Det är i så fall ett historiskt ögonblick som du förmodligen aldrig kommer att glömma. Kanske kan du en vacker dag berätta detta för dina barnbarn.

Med vänlig hälsning

Kvalitetsgruppen AVANTI!

Senast publicerat

Igår 14:36

”Reepalus förslag hot mot mångfald och valfrihet”

Märta Stenevi & Nils Karlsson, Miljöpartiet i Malmö
Igår 13:37

Replik: Normerna är problemet – inte slöjan

Kashif Virk, Imam, Islams Ahmadiyya Församling Stockholm
Igår 10:31

Replik: Kommunala tvätterier är visst en bra idé

Torkild Strandberg, kommunstyrelsens ordförande (L) Landskrona
Igår 06:00
Igår 05:45

Med rätt villkor kan vi bygga ut för mer grön el

Karin Medin mfl, vd Söderenergi och styrelseordförande Svebio