Så kan 230 myndigheter kapa sina kostnader

Staten inrättar nu ett centralt servicecenter för sina myndigheter. Det är något som alla myndigheterna bör överväga att ansluta sig till. Ekonomi- och personaladministration, vilket Statens servicecenter i ett första steg kommer att tillhandahålla, blir mycket effektivare om den sköts centralt.

Ett antal större statliga myndigheter har i dag blivit tillfrågade, men samtliga 230 myndigheter ska på sikt överväga beslut om ansökan. Vi på PA Consulting Group (PA) menar dock att alla myndigheter, stora som små, redan nu bör ta chansen att analysera sina stödprocesser som ett medel att utvärdera den egna effektiviteten och kvaliteten i de tjänster som levereras.

Om allt går enligt plan kommer Statens servicecenter att påbörja sin verksamhet som myndighet den 1 juni i år. Inledningsvis kommer de att tillhandahålla administrativa tjänster för statliga myndigheter, inom ekonomi- och personaladministration, med målsättningen att sänka kostnaderna med bibehållen eller ökad kvalitet.

Det åligger samtliga 230 myndigheter att utvärdera hur effektivt man bedriver sina administrativa tjänster och att pröva och bedöma om stödverksamheten ska skötas i egen regi, i samverkan eller på entreprenad. Det föreligger inte något formellt krav på enskilda myndigheter att förflytta tjänster för administrativt stöd till servicecentret. Däremot föreligger ett krav på samtliga myndigheter som överväger att inte ansluta sig till det gemensamma servicecentret att påvisa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt. Statens servicecenter kommer rimligtvis inte att kunna ansluta alla myndigheter med en gång, ens om det skulle efterfrågas.

Vi på PA ser dock följande skäl för myndigheterna att utvärdera en anslutning redan i dag:

• Det ger ett regelrätt besked om effektivitets- och kvalitetsnivån inom ramarna för de administrativa stödprocesserna i dag.
• Det ger utökande kunskaper till underlag för att utveckla den egna verksamheten och förbättra såväl kostnadsnivå som kvalitet med omedelbar verkan.
• Det ger en grund för ställningstagande till vilket som är den bästa driftsformen för den egna myndighetens stödprocesser – egen regi, statens servicecenter eller hos annan tredje part.

Baserat på vår erfarenhet vet vi att olika myndigheter är olika mycket förberedda för att omsätta de riktlinjer för utvärdering som Ekonomistyrningsverket har tagit fram i en faktisk analys. För varje enskild myndighet kan det innebära ett omfattande och komplext datainsamlings- och analysarbete, då det inte alltid är självklart hur man bör härleda alla relevanta kostnader till enskilda processer.

Andreas Broryd, Managementkonsult PA Consulting Group
Gunnar Tolf, Managementkonsult PA Consulting Group